بدون شک فرایند جذب و استخدام یکی از اصلی ترین و مهم ترین فرایندهای منابع انسانی است به گونه ای که می توان ادعا کرد تبعات یک استخدام نامناسب نه تنها با هیچ یک از سایر فرایندهای منابع انسانی قابل جبران و اصلاح نبوده بلکه تاثیر منفی نیز بر نتیجه آن ها خواهد داشت. در این نوشته سعی خواهم کرد به برخی از نکاتی که می توانند باعث افزایش اثربخشی فرایند جذب و استخدام و ارتقای برند کارفرمایی شوند اشاره کنم
اطلاعات نویسنده :
1-طناب پوسیده شناسنامه شغل بد ( و یا فرم درخواست نیروی بد):
در بسیاری از مواقع کارفرمایان و مدیران ذهنیت و تعریف شفافی از هدف شغل، وظایف آن و شایستگی های مورد نیاز نداشته و صرفا برای پاسخ دادن آنی به یک نیاز، درخواست استخدام یک عنوان شغلی را مطرح می کنند
در اینجا وظیفه واحد منابع انسانی است که نسبت به تعیین چرایی استخدام، شفاف و مدون کردن مسئولیت ها و وظایف و همچنین استخراج شایستگی ها اقدام نماید تا بتوان به صورت صحیح نسبت به ایجاد و یا عدم ایجاد شغل جدید، استخدام درون سازمانی یا برون سازمانی و تعیین شرایط و چگونگی جذب و استخدام تصمیم گرفت.
به یاد داشته باشید روی دیگر این سکه نوشتن شرح وظایفی است که نه تنها از عهده یک شاغل بر نمی آید بلکه جمع شدن شایستگی های مرتبط با آن وظایف در یک شخص تقریبا بعید است و حتی در صورت وجود چنین شخصی، معمولا اندازه ایشان بسیار بزرگ تر از عنوان شغلی و مزایایی است که سازمان برای این شغل در نظر گرفته است،
در این صورت مهم ترین وظیفه واحد منابع انسانی تعدیل انتظارات و منطبق کردن آن با واقعیت های موجود در بازار کار است.
“بیشتر از هر قسمت دیگری در فرایند جذب بر روی تعیین شرح مسئولیت ها و وظایف و شایستگی های مورد نیاز شغل، وسواس به خرج دهید”
2-آگهی جذب دفع کننده:
هدف از طراحی و انتشار آگهی استخدام قطعا جذب حداکثری متناسب ترین افراد با شرایط احراز شغل و کاهش منابع مورد نیاز جهت غربال کردن رزومه های دریافتی می باشد اما نه تنها در بسیاری از موارد آگهی های استخدام وظایف مورد انتظار شغل و شایستگی های مورد نیاز را به کارجویان انتقال نمی دهند تا از هدر رفت زمان کارجویان و سازمان برای ارسال و بررسی رزومه ها جلوگیری کنند بلکه گاهی اوقات با بیان وظایف و شایستگی های بی ربط، مبهم و غیرمعقول، شانس جذب آن دسته از کارجویان شایسته ی که منطبق با نیازهای سازمان هستند را نیز به شدت کاهش می دهند.
“یادمان باشد اولین قضاوت کارجو در مورد کارفرما بر اساس آگهی جذب است”
3-منابع پر از خالی:
عدم توجه به منابع جذب نیرو و یا به عبارتی منبع یابی نادرست یکی از موضوعاتی است که می تواند وقت و انرژی بسیاری را از تیم جذب و استخدام به هدر داده و و شانس یافتن کارجویان متناسب را بسیار کاهش می دهد. به عنوان مثال اگر دنبال صید اردک ماهی هستیم بهتر است در تالاب ها ماهی گیری کنیم نه در رودخانه های خروشان.
صرفا به خاطر اسم و زرق و برق یک منبع استخدامی، آگهی جذب خود را در آن درج نکنید. گاهی اوقات یک آگهی کاغذی و نصب آن بر روی دیوار اثربخشی بسیار بیشتری از انتشار آگهی به روش های پرهزینه دیگر داشته باشد.
“یکی از موثرترین اقدامات برای منبع یابی، شناسایی کلونی های متخصصین مشاغل مختلف می باشد”
4-غربال گری با قاشق چایخوری به جای الک:
یکی از اقداماتی که زمان زیادی نمی بره اما می تونه در صرفه جویی منابع تاثیر بسیار زیادی داشته باشه غربال گری صحیح رزومه های دریافتی می باشد که متاسفانه و در بسیاری از مواقع بدون توجه به شایستگی های مورد نیاز شغل و انطباق آن با محتوای رزومه و سایر موضوعات مربوطه ، افراد را دعوت به مصاحبه می کنند که در این صورت دو حالت به وجود خواهد آمد : 1- هدر رفت منابع سازمان 2- ناراضی شدن کارجو و به تبع آن آسیب به برند کارفرمایی
هیچ گاه با درنظر گرفتن معیارهای نظیر ، قومیت، مذهب، عکس، محل تحصیل و حتی مدرک تحصیلی و جنسیت در خصوص افراد قضاوت نکنید.
“انتخاب رزومه را نه سرسری بگیرید نه دنبال بهترین باشید، فقط، برای جدا کردن متناسب ترین رزومه ها وقت کافی بگذارید”
5-اسمش هر چی هست دعوت به مصاحبه نیست:
- آقای/خانم فلانی؟ از فلان شرکت زنگ می زنم فلان ساعت تشریف بیارید برای مصاحبه به این آدرس، نه میدونم موقعیت شغلی چیه نه می دونم بازه ی حقوق چقدره، نه حوصله دارم راجع به شرکت توضیح بدم نه وقت دارم جواب سایر سوالات احتمالیت رو بدم.
- هر کسی تلفن رو جواب نداد دیگه زنگ نزن.
- فقط ساعت 10 روز دوشنبه می تونید بیاد، وقت دیگه ی نداریم.
- اگر کسی سر قرار مصاحبه حاضر نشه رد میشه فرقی هم نداره خبر داده باشه یا نه ،یا اینکه بعدش زنگ بزنه یا نزنه.
- هر کی زنگ زد به کارجو زد دیگه مهم نیست که.
قطعا اینجوری فقط مهمانانی دعوت شما رو می پذیرین که نه جایی برای موندن دارن نه دعوت نامه ی برای حضور تو یک مهمونی دیگه.
” کارجویان هم برنامه روزانه و محدودیت های خاص خود را دارند و گاهی اوقات مشکلات غیرقابل پیش بینی هم برایشان پیش می آید درست مثل ما”
6-رفتار غیرمحترمانه در مصاحبه:
عدم پایبندی مصاحبه گر به اصول اولیه ارتباطی یکی از پر تکرارترین و زننده ترین عارضه های موجود در فرایند جذب و استخدام می باشد. مواردی نظیر: معطل نگه داشتن کارجو و ارزش قائل نشدن برای وقت ایشان، داشتن نگاه بالا به پایین و تسری دادن آن به رفتار و گفتار در طول فرایند مصاحبه، عدم ارائه اطلاعات مورد نیاز و تقاضای کارجو، پاسخ دادن تلفن و یا کار با رایانه و هر اقدام اینچنینی در حین فرایند مصاحبه و … از مصادیق رفتار نامناسبی است که نه تنها هیچ گاه از خاطر کارجو پاک نخواهد شد.
“جلسه مصاحبه فرصتی است برای استخدام رایگان سفیرانی جهت تبلیغ برند کارفرمای سازمان”
7-کارگردانی نمایش یا مدیریت فرایند جذب؟! :
انواع و اقسام تست های روانشناسی و تست های شخصیتی رو می گیریم بدون اینکه ازش استفاده کنیم. حتی اگر هم بخواهیم استفاده کنیم دانشش رو نداریم که اگر داشتیم خیلی هاش رو اصلا نمی گرفتیم یا حداقل تو شرایط استاندارد می گرفتیم اما بدتر از گرفتن و استفاده نکردنش تحلیل کردن و مبنا قرار دادن نتایج آزمون ها است اون هم توسط یکی مثل من که اصلا صلاحیتش رو نداره، حالا به این موارد آزمون های بهره هوشی و هوش هیجانی و … هم اضافه کنید.
“به جای اینکه ضعف ها و کمبودهای واحد منابع انسانی رو پشت اقدامات دهن پرکن مثل برگزاری آزمون های مختلف روانشناسی مخفی کنیم در فکر تخصیص منابع جهت شناسایی مشکلات اصلی و رفع اونها باشیم”
8-مصاحبه گرهای فوق حرفه ای:
چنان با اعتماد به نفس، مصاحبه باز و بدون ساختار انجام میده و از کوچک ترین نشانه ها وعلائم راجع به شایستگی های مورد نیاز شغل و ارزش های سازمانی نتیجه گیری می کنه که هر کی ندونه فک می کنه انتهای دانش ها و مهارت های مرتبط با مصاحبه س، اما وقتی به نتیجه جذب ها و ارزیابی عملکرد نگاه می کنی می بینی که نسبت جذب های موفق و اثربخش بسیار پایین تر از حد مورد انتظار هستش. نمی گم بیام از همین فردا همه ی مصاحبه هامون رو به صورت ساختار یافته و مبتنی بر شایستگی و رفتار و به صورت کاملا علمی و منطقی انجام بدیم همین که بهش فکر کنیم و سعی کنیم این کار رو بهتر از دیروز انجام بدیم کافیه .
“خواهشا آنقدر راحت و قاطع راجع به ویژگی های عمومی آدم ها نظر ندیم. خیلی وقت ها با گذشت زمان خلافش ثابت می شه و کلیت انجام فرایند مصاحبه عمومی رو زیر سوال می بره”
9-عدم صداقت برای بسته شدن درخواست:
گاهی اوقات فراموش می کنیم مردم به خصوص قشر کارمند و کارگر در چه شرایط سختی قرار دارند از جمله فشار اقتصادی و بیکاری و تورم. حال خودمان را جای کسی بگذاریم که با هزار امید و آرزو و برای دست یافتن به شرایطی بهتر به دنبال یافتن شغلی جدید است و ما صرفا به دلیل اینکه نمی توانیم با توجه به شرایط سازمانی فرد دلخواه را جذب کنیم با دادن اطلاعات غلط و وعده های پوشالی و در نهایت فریب متقاضی کارجو را جذب می کنیم و فکر می کنم به چه موفقیتی دست یافته ایم غافل از اینکه پس از مدت بسیار اندکی یا می بایست خوش شانس باشیم و به واسطه خروج فرد از سازمان این چرخه معیوب را دوباره طی نماییم و یا همکاری به مجموعه ما اضافه شده که اگر نقش تخریبی نداشته باشد قطعا نیمی از توان خود را نیز به کار نمی گیرد.
“صداقت پایه و اصل هر گونه رابطه ی است، اگر خدشه ی به آن وارد شود ستون رابطه استوار نخواهد بود”
10-مصاحبه تخصصی :
فقط در حد همین جمله اکتفا کنم که سوالاتی بپرسید مرتبط و هم سطح با شایستگی های مورد نیاز شغل و در مصاحبه تخصصی صرفا شایستگی های تخصصی رو مد نظر و سنجش قرار دهید نه شایستگی های عمومی را.
” خیلی وقت ها اگر سوالاتی که در مصاحبه تخصصی پرسیده می شود را معیار سنجش شایستگی قرار دهیم، مصاحبه کننده عزیز خودشان می بایست به جرگه استفاده کنندگان از بیمه بیکاری بپیوندند.”
بنظرم در سازمانها هیچ وقت اینطور نگاه تخصیص به مقوله جذب و استخدام نداشتیم . ممنون از مدیرنامه و جناب آقای فارسی