نرم افزار CRM چطور در دورکاری به کمک شرکت‌ها می‌آید؟[فراگستر]

در شرایط حال حاضر کشور بسیاری از مشاغل، مدیریت و انجام کسب و کار خود را به منزل منتقل کرده و موقعیت پیش‌آمده در کشور را به یک فرصت تبدیل کرده‌اند. بسیاری از کارمندان ابر سازمان های دنیا مثل توئیتر، گوگل، اپل و ناسا نیز برای دور ماندن از گزند ویروس کرونا به تازگی به این مدل کاری روی آورده اند.  اما الزامات دورکاری و ابزار متناسب آن چیست و چطور می‌توان از خطرات احتمالی آن مصون بود؟

مدیریت فعالیت ها از راه دور

تعریف دورکاری:

دورکاری به معنای خاص آن، آرایشی کاری است که در آن کارمندان با انعطاف در زمان و در مکان، همان وظایف محوله را به انجام می‌رسانند. در طول دوران دورکاری افراد، دغدغه‌های جدیدی متوجه حال سرپرستان تیم ها، مدیران میانی و در نهایت مدیریت کل خواهد بود. دغدغه هایی که شکل تازه‌ای به خود گرفته اند.

دورکاری هم مثل سایر فعالیت های بشر، مزایا و معایبی دارد. مزایای دورکاری را به طور کلی میتوان به سه بخش فردی، سازمانی و اجتماعی تقسیم بندی کرد. کاهش هزینه سفرها بین منزل تا محل کار، رسیدگی به خانه و امور خانوادگی، انعطاف کاری و فرصت های شغلی بیشتر در بخش فردی، افزایش بهره وری کارکنان در بخش سازمانی و کاهش آلودگی و ترافیک به همراه بهره مندی از فرصت های اقتصادی بیشتر در بخش اجتماعی از جمله مزایای دورکاری به شمار می روند. از دیگر این مزیت ها می توان اشاره داشت به:

• افزایش استقلال شغلی در افراد
• ایجاد فرصت برابر برای همه اقشار جامعه از جمله معلولان
• افزایش ارتباطات خانوادگی
• بهبود وضعیت محیط زیست
• صرفه جویی در هزینه های کارکنان
• افزایش توجه به نتیجه ی حاصله، نه به ساعت های کاری

ولی معایب و آفت هایی هم متوجه این سبک فعالیت از راه دور است. معایبی که میتوان آنها را در لیست زیر خلاصه کرد:

• عدم نظارت دقیق بر کارکنان در حین کار
• نیاز به آگاهی از برنامه های کامپیوتری و زبان انگلیسی 
• انزوای کارکنان در فعالیت های فردی و از راه دور
• نیاز به تدوین دستورالعمل های جدید
• عدم وجود مدیریت متمرکز در کارها
• مشکل در ایجاد هماهنگی ها بین اعضای تیم ها
• لزوم آماده سازی زیرساخت های لازم

برای آشنایی با راه حل ساده ی این معضلات، در ادامه ی مقاله با ما همراه باشید.

هر مدیر برای هدف ترسیم شده ی سازمان خود، استراتژی های مختلفی را رهبری می کند. مسلما لازمه‌ی رسیدن به اهداف، پیروی از این استراتژی ها و انجام وظایف هر بخش بصورت دقیق و روی برنامه است.

در دورانی که کارمندان به دورکاری روی می‌آورند همین امر به دغدغه اصلی مدیران تبدیل می‌شود. کنترل انجام وظایف پرسنل، عقب نماندن از برنامه، بهبود ارتباط با مشتریان و همچنین حفظ ارتباطات داخلی در مجموعه و ایجاد هماهنگی های لازم، از جمله چالش هایی است که مدیران باید با آن مواجه شوند. برای حل این چالش ها راه حل های نرم افزاری و تکنولوژیک زیادی وجود دارد.

برنامه هایی مثل ترلو ( Trello ) برای مدیریت وظایف تیم ها و یا اپلیکیشن های مسنجر و شبکه های اجتماعی برای ایجاد ارتباط و هماهنگی های اعضای تیم ها، به پوشش بخشی از این دغدغه ها کمک می‌کنند. ولی استفاده از چندین برنامه و نرم افزار توسط همه ی پرسنل، امر خوشایندی نیست و تمرکز حواس را کاهش خواهد داد.

مطمئنا وجود برنامه ای که تمامی این نیاز ها را پوشش دهد و در رفع این دغدغه ها بطور متمرکز گام بردارد، برای سازمان ها یک نعمت محسوب خواهد شد. خوشبختانه همچین برنامه ای در حال حاضر وجود دارد: نرم افزار CRM

CRM ؛ تمام آن چیزی که در دورکاری نیاز خواهید داشت

نرم افزار سی آر ام که هدف اصلی آن مدیریت ارتباط با مشتریان است، در واقع تجمیعی از نرم افزارهای مختلف کاربردی برای مدیریت سازمان در سطح کلان می‌باشد به صورتی که می توان گفت یکی از کاملترین برنامه ها برای تدوین و پیاده سازی استراتژی های شرکت، مدیریت وظایف کارکنان، افزایش تعامل با مشتریان و غیره ، چه در سطح فعالیت های روتین و چه برای دور کاری می باشد.

نرم افزار CRM پیام گستر با بستری تحت وب، این امکان را در اختیار تمام کاربران آن قرار می دهد تا با استفاده از این قابلیت، در هر زمان و هر مکان به ساده ترین نحو ممکن به این نرم افزار دسترسی داشته و از آن استفاده کنند.

برنامه CRM با ماژول های متنوعی که در خود جای داده است، امکانات مختلفی را در اختیار کاربران قرار می دهد که هر کدام از آن ها یکی از نیاز ها و دغدغه های مدیران برای دورکاری را پوشش می دهد و همگی در کنار هم می توانند خیالی آسوده را برای افراد جهت دورکاری فعالیت ها حاصل کنند.

🔵 برای مدیریت ارتباط پرسنل از راه دور:

اتوماسیون اداری موجود در این نرم افزار برای ایجاد ارتباطات داخلی میان سرپرست و کارمند، هماهنگی های بین اعضای تیم ها، نامه نگاری های درون سازمان و ارتباط میان پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد.

کارکنان به سادگی می توانند با استفاده از چت باکس ها با یکدیگر ارتباط داشته و یا حتی بسته به مجوز ها و سلسله مراتب سازمان، روی هر وظیفه یا عملیات، یادداشتی برای فرد دیگر قرار دهند.

🔵 برای پیگیری ها و نظارت بر گردش کار:

CRM این بستر را برای تمام کاربران فراهم می‌کند تا با استفاده از بخش ” وظیفه ” برای خود یا دیگران وظیفه ای را برای زمانی مشخص تعیین کنند، آن را پیگیری کنند و همینطور از انجام آن مطلع شده و روی آن نظارت داشته باشند. بدین شکل هم کارمندان برنامه ریزی بهتر و ذهن متمرکزتری خواهند داشت و هم مدیران از وظایف هر فرد در هر روز مطلع شده و صحت انجام آن تا ارجاع به نفر بعدی را رصد می کنند تا بر گردش کار احاطه کامل داشته باشند. تمام آن کاری که نرم افزار ترلو انجام می دهد تنها بخشی از امکانات CRM خواهد بود.

🔵 برای مدیریت تماس های تلفنی از راه دور:

برای پاسخگویی به تماس های شرکت و مدیریت آن ها از راه دور ، سیستم هوشمند تلفنی الو ویپ با ارتباطی کاملاً یکپارچه با نرم افزار سی آر ام تعبیه شده است. بدین ترتیب کاربرانی که خارج از محیط سازمان هستند می‌توانند با سازمان همچنان در ارتباط باشند و حتی تماس های سازمان را دنبال کنند.

با این ویژگی هر کاربر به سادگی می تواند شماره داخلی خود را به میز کار جدیدش منتقل و امور کاری خود را در منزل و یا در هر مکان دیگری پیگیری نماید. همچنین به راحتی می تواند تلفن های شرکت را پاسخ داده و با شماره شرکت (بدون هزینه اضافه) اقدام به تماس با مشتریان از منزل نماید.  همچنین در این سیستم امکان شنود یا ورود به مکالمه کارشناس توسط مدیر وجود دارد.

🔵 مدیریت سوابق و اسناد:  

مزیت بزرگ سی آر ام های تحت وب این است که برای استفاده از آنها نیاز به حضور فیزیکی در شرکت نیست و هر کاربر با یک دستگاه هوشمند و یک مرورگر می تواند با ورود به حساب کاربری خود، به سوابق و سایر اسناد مربوطه دسترسی داشته باشد. در واقع این همان کاری است که برنامه SharePoint انجام می دهد و باز هم یکی از ماژول های CRM را شامل می شود؛

🔵 مدیریت ارتباط با مشتریان از راه دور:

مبنای طراحی و تولید نرم افزار CRM ، بهبود ارتباط با مشتریان و حفظ تعامل دو طرفه با آنان است. به همین جهت ابزارهای زیادی برای تحقق این امر در چنین نرم افزاری وجود دارد. نکته قابل توجه این است که تمام ابزارهای ارتباط با مشتری که در شرکت در اختیار شما بوده است، حالا از راه دور و در منزل هم در اختیارتان قرار دارد، چرا که شما دسترسی کاملی به سی آر ام تحت وب پیام گستر دارید.

ابزارهای ارتباطی مثل مراکز تماس، دسترسی به سوابق مشتریان و اطلاعات آنها، دسته بندی و جستجو میان مشتریان و همچنین متمایز کردن اقدامات برای جلب فرصت های فروش و حتی مشتریان غیر فعال و پیگیری این اقدامات به همراه امکانات بسیار دیگری، همگی در اختیار شما خواهد بود تا به سهم بازار، گسترش سرمایه و توسعه فروش شما لطمه ای وارد نشود. برای بررسی مزایای CRM های تحت وب و مقایسه آنها با سی آر ام های ابری (Cloud) به این مقاله مراجعه کنید.

از سایر ویژگی های نرم افزار سی‌آر‌ام پیام گستر که به مدیریت سازمان در فعالیت های دور کاری کمک می کند، می توان بطور کلی به این موارد اشاره کرد:

• ایجاد فرم های سازمانی و به اشتراک گذاری آن ها
• برقراری تماس های شرکت از منزل از طریق سیستم تلفنی الوویپ
• تبادل نظرات و مکالمات با سایر کاربران بدون نیاز به برنامه های دیگر
• ایجاد و راه اندازی کمپین های تبلیغاتی
• انجام فعالیت ها و هماهنگی افراد از راه دور
• ثبت و دسترسی به اطلاعات مشتریان و کارکنان به صورت متمرکز
• تعریف وظیفه برای هر شخص و مدیریت آنها، پیگیری ها و یادآوری ها
• انجام نامه نگاری ها از طریق اتوماسیون اداری
• امنیت بالای فضای کاری و پشتیبانی قدرتمند
• ارائه گزارش های دوره ای
• دسترسی به سابقه دریافت ها و پرداخت ها، موجودی انبارها و حواله ها
• راه اندازی آسان و سریع
• امکان ضبط مکالمات و ثبت در پرونده مشتری با قابلیت بررسی مجدد به صورت آنلاین و همینطور امکان شنود یا ورود به مکالمه توسط مدیر
• حفظ ارتباط با مشتری و مدیریت باشگاه مشتریان

جمع بندی

با در اختیار داشتن یک نرم افزار CRM می توانید تمام ابزارهای لازم برای مدیریت فعالیت افراد از راه دور و کنترل سازمان در شرایط دورکاری را به صورت متمرکز در اختیار داشته باشید. پیام گستر با ارائه جامع ترین نرم افزار CRM ایرانی، این محصول را در اختیار شرکت ها قرار داده تا به عنوان رهبر بازار CRM در ایران، بستری امن و مطمئن را با یک پشتیبانی قدرتمند برای مدیریت شرکتها در اختیاران مدیران قرار دهد و فرآیند دورکاری را برای تمام افراد تسهیل کند. برای دریافت دموی رایگان و 30 روزه ی این نرم افزارمی توانید از طریق این لینک اقدام نمایید.