آماده اید نظرات افراد تیم خود را بشنوید؟

در محیط های اجتماعی چون سازمان ها و محیط های کسب کار دو محرک پاداش اجتماعی (social reward) و تهدید اجتماعی (social threat) رفتارهای افراد را تحت تاثیر قرار می دهند. معمولا افراد به انجام رفتارهایی که منجر به پاداش اجتماعی می شوند، تمایل دارند و از انجام رفتارهایی که منجر به تهدید اجتماعی خواهند شد، اجتناب می ورزند.

هنگامی که افراد تصور می کنند در صورت بیان نظرات و ایده های خود ممکن است به پیامدهای منفی اجتماعی گرفتار شوند در مقابل تصمیم به صحبت کردن مردد می شوند و از طرح ایده های خود واهمه خواهند داشت. این پیامدهای منفی شامل آسیب به روابط بین فردی افراد در محیط کار، تنزل جایگاه و موقعیت اجتماعی و … می باشد.

این پیامد های منفی به صورت تهدید های جدی اجتماعی توسط افراد ادراک می شود و مانع از صحبت کردن آنها می گردد. در صورتیکه اگر ما بدانیم مدیران و رهبران سازمان مان مشارکت ما را با ذهنی باز می پذیرند و فضای روانی امنی را به منظور برقراری ارتباط کارکنان با رهبران ایجاد کرده و توسعه داده اند، انگیزه لازم برای صحبت کردن از منظر فکری خودمان را می یابیم.

در ادامه به طرح سه استراتژی موثر در راستای افزایش فرهنگ گفتگو در سازمان ها می پردازیم:

1.به افراد نشان دهید که نیت مثبت شان را درک می کنید

افرادی که سکوت را بر گفتگو ترجیح می دهند اغلب این باور را دارند که نظرات و پیشنهادات آنها به عنوان حمله ای به نظرات، پیشنهادات و رفتارهای افراد دیگر تلقی می گردد و به همین جهت از حرف زدن و طرح موضوعات از منظر خودشان می ترسند.

دقیقا به همین جهت است که بایستی به آنها نشان دهیم که هنگامی که لب به سخن می گشایند ما به عنوان مدیر یا رهبر تیم نیت مثبت و سازنده شان را متوجه می شویم و اینگونه می اندیشیم که آنها قصد مشارکت در فعالیت ها در راستای ارتقای بهره وری سازمان و کسب بهترین دستاوردها را دارند. اینکه به افراد نشان دهیم که ما نیت آنها را مثبت ارزیابی کرده ایم باعث شکل گیری امنیت روانی (psychological safety) در آنها خواهد شد و به سکوت ایشان پایان می دهد.

2.صحبت کردن را به نوشتن تبدیل کنید

رهبران به شیوه های خلاقانه ای قادر هستند تا آن دسته از اعضای تیم شان که تمایل چندانی به گفتگو نشان نمی دهند را به مشارکت و گفتگوی بیشتر ترغیب کنند. حتما لازم نیست که افراد ایده ها و پیشنهادات خود را با گفتگوی مستقیم منتقل کنند گاهی می توان از پلتفرم های خلاقانه دیگری به منظور ابراز نوشتاری نظرات آنها بهره مند شد.

به عنوان مثال این امکان وجود دارد که از افراد بخواهیم پیشنهادات خود را در یک نظر سنجی آنلاین به صورت ناشناس مطرح کنند. این استراتژی باعث می شود به افرادی که به زمان بیشتر برای تفکر در جهت رسیدن به یک راه حل نیاز دارند نیز کمک شود. از دیگر مزایای بکارگیری این استراتژی صرفه جویی در زمان رهبران سازمانی می باشد

به صورتیکه به جای آنکه در جلسات طولانی مدت افراد برای طرح نظرات خود منتظر بمانند تا در یک فرایند متوالی نوبت به انها برسد، هنگامی که افراد ایده هایشان را به یک باره به اشتراک می گذارند، رهبران در یک فرایند موازی و با صرف زمان کمتر به بهره وری بالاتر دست می یابند.

3.هر زمانی که ممکن است، تنوع فرهنگی در سازمان را تقویت کنید

در حقیقت رهبران سازمان ها بایستی از همه ی فرصت ها در راستای شنیدن صدای تک تک افراد استفاده کنند و شرایطی را ایجاد کنند که افراد بدون واهمه از پیامدهای منفی بتوانند افرادی که نسبت به آنها در جایگاه سازمانی بالاتری قرار گرفته اند را به چالش بکشند.

اگر بخواهیم این استراتژی را در عمل پیاده سازی کنیم می توان قبل از شروع جلسه به تمام حاضران بگوییم که نظرات و ایده هایشان برای ما ارزشمند است یا اینکه به افرادی که نسبت به سایرین ساکت تر هستند اعتماد کنیم و از آنها بخواهیم که در جلسات حضور داشته باشند و به آنها یادآوری کنیم که باور داریم آنها نکات زیادی برای به اشتراک گذاشتن دارند.

برای ساختن فرهنگ سازمانی که همه ی افراد در آن مشارکت فعال دارند و صدایشان شنیده می شود، لازم است تا هریک از استراتژی های پیشنهادی فوق تبدیل به یک عادت رفتاری در مدیران و رهبران سازمانی شود به گونه ای که به چگونگی اجرای این استراتژی ها و کیفیت اجرای آنها توجه مستمر داشته باشند تا بتوانیم افراد را از جایگاه ادراک تهدید اجتماعی به جایگاه پاداش اجتماعی برای صحبت کردن برسانیم.