مذاکره درون سازمانی؛مذاکره هایی روتین اما حیاتی [فربد طهرانی]

مذاکره درون سازمانی و انواع آن

مذاکره درون سازمانی، به‌منظور افزایش تولید (بهره‌وری) و بهبود هرچه بیش‌ترِ روابط کارکنان، به شکل‌های مختلفی انجام می‌شود که شامل: مذاکره درون سازمانی روزانه؛ مذاکره بین کارمند و مافوق، مذاکره بین همکاران، مذاکره‌ی تجاری و مذاکره‌ی حقوقی می‌شود. اکنون جزئیاتِ انواع مذاکره درون سازمانی را بررسی می‌کنیم:

1-مذاکره درون سازمانی روزانه

ما هرروز در محل کار خود با مدیران و همکارانمان یا با افرادی دیگر، برای پیشرفت کارها به نظرگاه‌های مشترک و تفاهم‌هایی دست می‌یابیم. این نوع مذاکره‌ها، مذاکره‌های روزانه (روتین) نامیده می‌شوند.

2- مذاکره درون سازمانی بین کارمند و مافوق

در هر شرکت یا محل کار، لازم است که یک کارمند یا کارمند، با مقامات مافوق خود مذاکره کند تا کارهایی که بر عهده می‌گیرد متناسب با وظیفه و تخصص او باشد.اگر در یک شرکت یا مؤسسه و موارد مشابه آن مشغول به کار هستید؛ بهتر است که تا حد امکان، مسئولیتی که شما را ناراحت می‌کند، قبول نکنید و ابتدا با مافوق خود به گفتگو بپردازید.

فرض می‌کنیم که رئیس شرکت شما می‌خواهد گزارشی از استراتژی بازاریابی و بِرندسازی، برای او تهیه کنید اما بازاریابی، هیچ‌گاه تخصص اصلی شما نبوده است. این کار را فقط به خاطر این‌که رئیستان از شما خواسته است؛ نپذیرید. درخواست ملاقات کنید. احتمال دارد که با توضیحات شما این وظیفه به شخص دیگری محوّل شود.

چنین گفتگوهایی برای جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و اختلاف‌های بعدی، ضروری است.

هر کارمندی، قبل از قبول هر پیشنهاد یا دستوری و برای اجتناب از گرفتاری‌های بعدی، باید با مسئول یا رئیس خود و یا شخصی که حقوق دریافتی او را تعیین می‌کند، به مذاکره بپردازد.

نکته‌ی دیگری که در مذاکرات درون سازمانی باید در نظر داشته باشید این است که اگر در محل کارتان به آنچه استحقاق آن را دارید؛ نرسید هیچ‌گاه از کار خود لذت نخواهید بُرد. به‌عنوان یک کارمند ، هیچ‌گاه به خاطر احتیاج داشتن به کار، هر پیشنهاد یا دستوری را قبول نکنید.

هم‌چنین توصیه می‌کنیم که پیش از آغاز به کار برای هر شرکت یا مؤسسه‌ای به بهترین و کامل‌ترین نحو ممکن با رئیس خود مذاکره کنید. (برای کسب مهارت بیش‌تر در این زمینه، مقاله‌ی انواع روش‌های مذاکره را نیز مطالعه فرمایید)

3- مذاکره درون سازمانی با همکاران

مذاکره بین همکاران و یا اعضای یک تیم کاری، برای جلوگیری از برخوردها و ناهماهنگی‌های احتمالی، ضروری است.
به‌عنوان‌مثال، مذاکره درون سازمانی باعث خواهد شد که با تقسیم‌کار صحیح، فشار کاریِ بیش‌ازحد به هیچ کارکنی وارد نشود و از این نظر، تبعیضی بین کارکنان قائل نشوند.

در طیِ چنین مذاکره‌ای هر کس باید مسئولیتی را که از عهده‌ی او بر‌می‌آید به بهترین وجه ممکن انجام دهد. مسئولیت کارها نباید به عهده‌ی یک فرد گذاشته شود و بسته به نوع پروژه و تا حد امکان، باید بین افراد گروه به‌صورت مساوی و یا برطبق یک ساختار منطقی، تقسیم شود.

با افراد هم‌تیمی خود ملاقات کرده و مسئولیت‌ها را فقط با رضایت خاطر بپذیرید. حتی برای ایام مرخصی خودتان جانشینی از بین همکارانتان تعیین کنید و با آن فرد موردنظر در این مورد حرف بزنید. بدیهی است که شما نیز می‌توانید هنگام مرخصیِ او، به‌عنوان جانشین وی انجام وظیفه کنید.

به‌طورکلی، مذاکره درون سازمانی، تولیدِ (بازدهیِ) گروه کاری را بالا برده و هم‌زمان، باعث افزایش کاراییِ سازمان مربوطه می‌شود. مذاکره، تمامی این موارد را امکان‌پذیر کرده و احتمال اشتباه و سوءتفاهم‌ها را به حداقل کاهش می‌دهد و یک شرکت یا اداره را برای کار کردن، به محل بسیار بهتری تبدیل می‌کند.

4- مذاکره درون سازمانی تجاری

به‌طورکلی، مذاکره‌های تجاری در قالب یک تفاهم‌نامه و یا قرارداد به نتیجه می‌رسند. دو طرف، پشت میزِ مذاکره نشسته و به راه‌حل مشترکی دست می‌یابند. در مذاکره‌ی تجاری، قضیه بیش‌تر، حالت سیاه‌وسفید دارد زیرا قراردادِ مشخصی بین دو طرف امضا می‌شود که هر دو باید به آن پایبند باشند.

به‌عنوان‌مثال، «چِری» که نماینده‌ی بخش اداریِ یک شرکت شناخته‌شده است؛ مسئولیت خریداریِ تعداد زیادی «لپ‌تاپ»، برای شرکت متبوع خود را عهده‌دار شد. او با فروشنده‌ی موردنظر، دیدار و در مورد قیمت‌ها مذاکره کرد و درنهایت با او به توافق رسید. قراردادی میان دو طرف، با ذکر جزئیاتی مانند نحوه‌ی پرداخت، تاریخ تحویل لپ‌تاپ‌ها، جزئیات مربوط به ضمانت پس از فروش و سایر شرایط و ضوابط مهم منعقد و امضا شد.

این مثالِ ساده‌ای برای یک مذاکره‌ی تجاری درون‌سازمانی بود. به‌طورمعمول، یکی از طرف‌های مذاکره تجاریِ درون سازمانی، باید فردی خارج از شرکت یا مؤسسه باشد.

در مذاکره‌ی تجاری، انعقاد قرارداد موردنیاز است تا هیچ‌یک از طرفین نتوانند از زیر تعهدات خود شانه خالی کنند، هرچند که گاهی این کار، بدون هیچ قراردادی نیز قابل انجام است.

مذاکره درون سازمانی حقوقی

مذاکره‌ی حقوقی در حقیقت، بین فرد و قانون روی می‌دهد که طیِ آن، یک فرد، باید قوانین و مقرراتی را که توسط نظام حقوقی کشور تعیین شده است رعایت کند و از سوی دیگر، نظام حقوقی مذکور نیز باید منفعت‌ها و نیازهای فرد مذکور را در نظر بگیرد.

مذاکره‌های درون سازمانیِ مبتنی بر قوانین حقوقی نیز یکی دیگر از انواع مذاکره‌هایی است که در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف رواج دارد. رَوند این نوع مذاکره بر اساس قوانین حقوقی و مدنی است و به همین دلیل، تفاهم‌های به‌عمل‌آمده نیز باید در چهارچوب همان قوانین حقوقی باشند.

تمامی انواع مذاکره درون سازمانی دارای اهمیت زیادی هستند و با استفاده‌ی صحیح از آن‌ها می‌توان منافع شرکت و کارکنان آن را حفظ کرد، به‌این‌ترتیب، به منافع هیچ‌کس بی‌توجهی نخواهد شد و از سوی دیگر، میزان سوءتفاهم و اختلاف در بین کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف نیز بسیار کاهش خواهد یافت.