چهار مزیت ادغام مدیریت فرآیندهای کسب ‌و ‌کار (BPM) و شش سیگما (۶ Sigma)

معمولا در زمان اجرای شش سیگما، تیم اجرایی و رهبری سازمان این تصور را دارند که تکنولوژی، نقش بزرگی در حل کردن مشکلات فرآیندی ندارد. به‌صورت مشابه، افرادی که از مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار استفاده می‌کنند به این واقعیت که چگونه تکنیک‌های ۶ Sigma می‌توانند به اجرای BPM کمک کنند توجهی ندارند. اگرچه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شامل استفاده از نرم‎افزار BPMS است اما با ادغام در شش سیگما که از جهات زیادی مکمل او عمل می‌کند، کارکردی قابل توجه می‌یابد.

در این مطلب چند مزیت ادغام مدیریت فرایندهای کسب و کار و شش سیگما در سازمان‌ها را مرور می‌کنیم:

افزایش سرعت اجرا و بهبود فرآیندها

مزیت اصلی ترکیب مدیریت فرایندهای کسب و کار و شش سیگما افزایش سرعت اجرا و بهبود فرایندهاست حتی وقتی اعضای تیم در مکان‌های مختلف حضور دارند. با استفاده صحیح از تکنولوژی از طریق BPM و به‌کارگیری نرم‎افزار BPMS و با بهره‎بردن از روش‌های بهبود فرآیند شش سیگما، سازمان‌ها می‌توانند به سطحی مطلوب از هماهنگی در ارزیابی، مستندسازی، بازخورد، تحلیل ریسک و … فرآیندها برسند.

این همکاری منجر به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می‌شود که با استفاده از نرم‎افزار BPMS به‌دست می‌آید. با ادغام BPM و ۶ Sigma، صاحبان کسب‌وکار  امکان رصد مداوم سنجه‌های عملکردی فرآیند و کنترل بیشتر کسب‌وکار خود را می‌یابند. به‌دلیل اینکه مدیریت فرایندهای کسب و کار را مرتبط با نرم‎افزار می‌دانند، این رویکرد به جمع‌آوری داده برای مکانیزاسیون فرآیند کمک می‌کند.

مکانیزه کردن فرآیندها به اجرای آنها طبق نیازمندی‌های کسب و کار و کاهش مشکلات نهایی سازمان منجر می‌شود

افزایش چابکی در فرآیندهای حیاتی کسب و کار

ادغام مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) و شش سیگما با یکدیگر در فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار، چابکی و سرعت را به دنبال دارد. برای مثال، یک فروشنده نیاز دارد با کاهش زمان تحویل خدمات به مشتریان، مزیت رقابتی خود را افزایش دهد. این فروشنده از شش سیگما برای تعریف یک نقشه جریان ارزش که بر روی سنجه‎های کاهش زمان تاخیر، تاکید دارد استفاده می‌کند.

 نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping) به تحلیل فرآیندها تا نقطه مشخص شدن اتلاف زمان، شکست و رفع آن کمک می‌کند.

اما پیش از آن نیاز است با استفاده از اتوماسیون فرآیندها بوسیله نرم‎افزار BPMS بیشتر داده‎های مورد نیاز جهت بهبود عملکرد فرآیند جمع‌آوری شوند. هر چه سرعت و صحت جمع‎آوری اطلاعات فرآیندها بیشتر باشد طبیعتا دستیابی به بهبود فرایندها نیز با سرعت و کیفیت بیشتری صورت خواهد گرفت.

شناسایی نقاط بهبود فرآیندها

برای استفاده از شش سیگما نیاز است که مشکلات و نقاط قابل بهبود شناسایی شوند که بدون استفاده از ابزارهایی مانند نرم‌افزار BPMS به راحتی قابل شناسایی نیستند. در این شرایط استفاده‌کنندگان از شش سیگما روی حل مشکلات بسیار کوچک و مشخص تمرکز خواهند کرد.

استفاده از نرم‎افزار BPMS بر اساس اصول مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) اطلاعات جامع و کاملی از فرایندهای سازمانی را به سهولت جمع‎آوری می‌کند.

نرم‌افزار BPMS با قابلیت‎هایی که در اختیار سازمان قرار می‎دهد، شناسایی گلوگاه‎های فرآیندی را تسهیل و دقیق می‌کند. ابزارهایی مانند دشبورد BAM راهنمای استفاده کنندگان شش سیگما برای انتخاب نقاط قابل بهبود خواهد بود.

 تعیین مسیر بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیند

یکی از اشتباهات رایج در استفاده از متدهای بهره‌وری سازمان استفاده مقطعی از آنهاست. شش سیگما نیز از این آفت مصون نیست. در کنار این موضوع، یکی از ویژگی‌های مهم در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، چرخه مدیریت فرآیند است.

چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار

چرخه مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار تضمین می‌کند که فرآیند همیشه در معرض کنترل و بهینه‌سازی‌اند. بنابراین استفاده همزان از مفاهیم BPM و ۶ Sigma باعث به صاحبان بنگاه‌های اقتصادی اطمینان می‌دهد که سازمان همیشه در مسیر بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیند گام برمی‌دارد و به نتایج بلندمدت در حوزه بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری دست خواهند یافت.

توجه به این چهار مزیت ادغام مدیریت فرآیندهای کسب و کار و شش سیگما همه سازمان‌ها در ابعادبزرگ، کوچک ومتوسط را برای استفاده همزمان از هر دو مفهوم متقاعد می‌کند.

در حال حاضر بیشتر شاهد هستیم که سازمان‌های بزرگ به اجرای همزمان BPM و ۶ Sigma می‌پردازند. شاید یکی از دلایل عدم استقبال سازمان‌های کوچک و متوسط  را بتوان نبود نیروهای متخصص در این دو حوزه  دانست. پیشنهاد می‌شود که بنگاه‌های اقتصادی و شرکت‌های کوچک و متوسط با تدوین استراتژی‌های بلندمدت، برداشتن گام‌های کوتاه مدت و سفارشی ساختن مفاهیم بهره‌وری در سازمان خود از مزیت هر دو مفهوم مورد بحث، استفاده کنند.

متخصصان معتقدند شرکت‌هایی که یکی از این دو رویکرد را پیاده‌سازی کنند به بهبودهای قابل توجه و شاخص‌های کلیدی دست می‌یابند اما شرکت‌هایی که هر دو رویکرد را به‌صورت همزمان پیاده‌سازی کنند از نظر سودآوری بیشتر، عملکرد بهتری خواهند داشت.

جای شک نیست که هر دوی این رویکردها مکمل یکدیگرند زیرا هدف مشترک آن‌ها روان‌سازی و مدیریت بهره‌ور فرآیندهای سازمان است. اگرچه ممکن است هر یک از این دو رویکرد روش‌های مختلفی را داشته باشند، اما تلاش هردو حذف اتلاف زمان و منابع، کنترل بیشتر و بهبود کیفیت نهایی فرآیندهاست.

صفحه اختصاصی نرم‌افزار BPMS دیدگاه