هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟

۱-چرا مدلسازی BPMN را انتخاب می‌کنیم؟

وقتی گذر شما به این صفحه افتاده است احتمالا می‌دانید مدل سازی و نمادگذاری فرآیند کسب و کار چیست. در این دو مطلب به دو دلیل روی مدل‌سازی BPMN تمرکز کردیم.

BPMN برای مدل‌سازی فرآیند مناسب است و کمک می‌کند تا تکنیک‌ها و مراحل مختلف چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) را اجرا کنید.

۲- تفاوت بین یک فرآیند و یک پروژه چیست؟

بین مفهوم فرآیند و پروژه چندین تفاوت وجود دارد. تفاوت این دو در این واقعیت نهفته است که یک پروژه یک تلاش در یک مقطع زمانی است و یک شروع و یک پایان دارد. در مقابل یک فرآیند یک چرخه است و به طور مکرر تکرار می‌شود و به همین دلیل فرآیندهای کسب و کار نیاز به مدیریت مداوم دارند.

هر بهبود فرآیند (کاهش هزینه یا تولید ارزش بیشتر) را می‌توان در تکرار بعدی چرخه فرآیند آزمود و در صورت تحقق اهداف پیش‌بینی شده به بهبودهای بعدی فکر کرد. این چرخه همان مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) است.

۳- مراحل مدیریت فرآیند کسب کار چیست؟

چرخه BPM معمولا توسط یک دایره فعالیت نمایش داده می شود. شروع و پایان مشحصی ندارد هر چند ممکن است در برخی مطالب با چرخه شماره گذاری شده BPM مواجه شده باشید.

چرخه BPM

1. طراحی: جایی که فرآیند و یا بهبود‌های مورد انتظار از فرآیند را شناسایی می‌کنید.
2. مدل سازی: مرحله ای که فرآیند با تکنیک‌هایی ترسیم می‌شود، توصیه می‌کنیم از یک نرم‌افزار مدلسازی BPMN یا به عبارت بهتر یک نرم‌افزار مدل‌سازی BPMN برای مدل‌سازی فرآیند استفاده کنید.
3. اجرا: فرآیند را در سازمان اجرا کنید. می‌توانید از نرم‌افزار BPMS برای اجرا و مکانیزه کردن در سازمان خود استفاده کنید.
4. پایش: اثربخشی فرآیند را اندازه بگیرید.
5. بهینه سازی: با استفاده از نتایج حاصل از پایش فرآیند اقدامات لازم برای بهبود فرآیند در تکرار بعدی را تعریف کنید.

در دنیای واقعی همه این مراحل به صورت موازی قابل اجرا هستند. چرخه BPM می‌تواند با هر یک از مراحل فوق شروع شود و علاوه بر این می‌توان مراحل را به هر ترتیبی که بیشترین آورده را برای کسب و کار دارد اجرا نمود.

جدیدترین تکنیک‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، میانبرهای چرخه فوق هستند. از یک طرف فرآیندکاوی، روشی برای نادیده گرفتن مدل‌سازی و قسمت‌هایی از مرحله نظارت است. از سوی دیگر، شبیه‌سازی، کمک می‌کند تا فرآیندها را بدون اجرای آن‌ها در دنیای واقعی بهینه کرد.

۴– عناصر اصلی مدلسازی BPMN چیست؟

استاندارد BPMN از نظر مفهومی ساده اما بسیار شفاف است.

عناصر BPMN

اگر می خواهید اصول مدلسازی BPMN را بدانید ، فقط باید یاد بگیرید که این چهار شکل چیست.

• حلقه‌ها، این‌ها رویدادهای فرآیند هستند. اتفاقاتی که رخ می‌دهند بدون این‌که کار انجام شود. رویدادها از جنس شروع، پایان و میانی هستند مانند زمانسج، پیام، سیگنال.
• مستطیل فعالیت‌ها هستند. واحدهای اتمی کار و تعریف شده هستند.
• لوزی دروازه‌هایی هستند که مسیرهای فرآیند را تقسیم می‌کنند یا به هم پیوند می‌دهد.
• پیکان همچنین به عنوان اتصالات بین عناصر شناخته می شود. فلش های ساده جریان‌های فرآیند هستند که نشان می‌دهد در مرحله بعد چه کاری باید انجام شود.

مدلسازی BPMN به شما این امکان را می‌دهد که با قراردادن آیکون‌هایی برروی المان‌های اصلی کارکرد آن‌ها را تغییر داد. در BPMN بیش از ده فعالیت، بیش از بیست رخداد، چند دروازه و سه نوع مختلف فلش وجود دارد. این نمادها کمک می‌کنند بتوانید فرآیندهایی را ترسیم کنید که با نگاه به مدل‌ آن‌ها، عملکردشان قابل درک باشد.

شما می‌تواند مستند آموزش مدلسازی BPMN را رایگان دانلود کنید

۵- چگونه در BPMN از مدل‌سازی سلسله مراتبی استفاده می‌شود؟

مدل‌سازسی سلسله‌مراتبی یکی از ویژگی‌های قدرتمند BPMN است. این استاندارد به شما امکان می‌دهد تا مدل‌های بزرگ را در سطح کلان رسم کنید و جزییات هر یک از آن‌ها را در مدل‌های فرعی که در جای دیگر ترسیم شده است مشخص کنید. اگر فرآیند شما واقعا پیچیده است، می‌توانید این روند را به همان اندازه که می‌خواهید تکرار کنید.

برای این استراتژی هیچ محدودیتی وجود ندارد. عناصر BPMN که برای این کار استفاده می‌شود، عبارتند از زیرفرآیند (Sub-Process) و فعالیت فراخوانی (Call Activity).

۶– چگونه می‌توان مدل‌های فرآیندی را به نرم‌افزار BPMN منتقل کرد؟

امکان انتقال مدل‌های فرآیندی از یک نرم‌افزار BPMN (مدل‌ساز) به نرم‌افزار BPMN دیگری وجود دارد. نمای گرافیکی نیمی از آورده‌های یک مدل فرآیند کسب و کار و نمادهای آن است.

نماد گرافیکی BPMN

BPMN قالبی استاندارد را برای تبدیل مدل فرآیند ترسیم شده به فایل‌های XML تعریف می‌کند. این فایل XML هم شامل توالی فعالیت‌های فرآیند است و هم شامل موقعیت نمادهای BPMN در صفحه ترسیم فرآیند است.

این اطلاعات و نحوه ذخیره‌سازی آن به شما امکان می‌دهد تا مدل ترسیم شده از یک نرم‌افزار BPMN خروجی گرفت و مجدد آن را وارد مدل‌ساز دیگری کرد.

علاوه بر این فایل XML مدل‌های BPMN حاوی اطلاعات لازم برای مکانیزاسیون فرآیندهاست. این اطلاعات کمک می‌کند تا نرم‌افزار BPMS بتواند مدل‌ها را در سازمان به صورت مکانیزه اجرا کند.

۷. آیا مدل‌سازی BPMN فرآیند کافی است؟

چرا شما لیست کارهایتان را می‌نویسید؟ زیرا در صورت مشاهده لیست کارها به روشی منظم و ساختار یافته، انجام کارها آسان‌تر است. همین امر در مورد فرآیندها نیز صدق می‌کند. با استفاده از یک مدل فرآیند که به درستی طراحی شده باشد، همه می‌توانند نقش، مسئولیت‌ها و ارزش اقدامات خود را در یک فرآیند درک کنند.

اما در نرم‌افزار BPMS دیدگاه می‌توانید این درک را با الصاق فایل‌های از جنس راهنما، دستورالعمل‌ و چک‌ لیست به بخش‌های مختلف فرآیند، کامل کنید. همین‌طور این امکان را دارید برای توصیف هر عنصر در مدل BPMN از یک ویرایشگر متن استفاده کنید تا مطالعه کنندگان و اجرا کنندگان فرآیند در اجرای مسئولیت خود کارآمدتر عمل کنند.

چارگون توسعه دهنده راهکار مدیریت فرایند و نرم افزار BPMS