سه روش برای چابکی سازمانی با مدیریت کار مشارکتی

در واقعیت همه چیز با یک شعار عالی اما بدون پشتوانه کافی شروع می‌شود. حرف زدن همیشه آسان است، اما سازمان‌ها واقعا در تلاش برای چه هستند؟ پاسخ در یک کلمه خلاصه می شود: رقابت

رقابت و چابکی

از اولین روزی که داد و ستد شکل گرفت، حتی در در روزگاران مبادله پایاپای، موفقیت بیشتر همیشه یک عامل رقابت بوده ‌است. حتی در آن زمان ممکن بود کسی باشد که در محل کسبش بهترین ظروف حکاکی شده را برای ظرف آب استفاده کند. اگر چه امروزه کالاها از ملزومات اساسی به اطلاعات و یا نرم‌افزار تغییر یافته‌اند. اما عناصر اساسی همچنان همان هستند:

• هر کس در بازار سریعتر است، در کسب سهم بازار برنده می شود.
• هرکس که بهترین محصول را دارد، در کسب سهم بازار برنده می شود.
• هرکسی که بهترین خدمات را دارد، در کسب سهم بازار برنده می شود.

و اگر شما بتوانید سرعت، خدمات و محصول برجسته ای را با هم ترکیب کنید، احتمالا رقیب تان را به آسانی شکست خواهید داد. اما اگر یک واقعیت وجود داشته باشد، این تنها ثبات است که تغییر می‌کند. و جهان به سرعت در حال تغییر است، تقریبا هر روز. خیلی زمان نیست که ماشین‌های بدون سرنشین، تماس‌های ویدئویی، صفحه‌های مسطح و واقعیت مجازی، ایده‌های آینده بودند.

گوگل در سال ۱۹۹۸ شکل گرفت. در این مورد فکر کنید. در سال ۱۹۹۸، ۴۱ درصد از بزرگسالان آمریکایی به اینترنت پا گذاشتند و ما در ایران تنها در دانشگاه های معتبر دانشجویان ممتاز بودند که به صورت محدود به اینترنت دسترسی داشتند. امروزه، ۹۶ درصد از آمریکایی‌ها صاحب یک دستگاه تلفن همراه هوشمند هستند و آمار ایران نشان می دهد بیش از 93 درصد مردم تهران حداقل یک تلفن همراه هوشمند دارند. اینترنت همه جا در دسترس است و در نتیجه اکثر مردم بطور مداوم در سراسر روز آنلاین هستند.

سازمان‌ها باید تغییرات را بپذیرند تا مطرح و رقابتی باقی بمانند.

اینکه بگوییم ما به طور حتم در عصر چابکی سازمانی هستیم؛ به نظر می‌رسد یک شعار جدید باشد، اما چیزهای بیشتری برای آن وجود دارد. چابکی سازمانی به عنوان «یک کیفیت متمایز تعریف می‌شود که به سازمان‌ها و شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت به تغییر و تحولات پاسخ دهند». هر سازمانی امروزه برای رسیدن به تحول و موفقیت باید از برخی مهارت‌های چابکی برخوردار باشد. در غیر این صورت مانند بزرگان محترمی که از صنعت حذف شدند، خود را به خطر می اندازید.

 پاپ کوییز (آزمون پاپ)

درباره سازمان (ما به انواع شرکت ها و دستگاه ها، سازمان می گوییم) خود فکر کنید. ارائه آسانسوری خود را در ذهنتان مرور کنید. درباره موفقیت‌های اخیر خود فکر کنید. و حتی اگر این کار شما را می‌ترساند به زمان‌هایی که موفقیت کمتری به دست آوردید فکر کنید. اکنون، یک تجزیه و تحلیل سریع SWOT (تحلیل نقاط قوت و ضعف) انجام دهید. لازم نیست برای تحلیل SWOT تیم مشاوره تشکیل دهید. ساعت ها وقت بگذارید و انتظار نتایج حیرت انگیز داشته باشید. اگر خواستید آن کارها را هر سال یکبار انجام دهید اما الان فقط قلم و کاغذ را بردارید و 15 دقیقه به تنهایی وقت بگذارید.

نقاط قوت 1. 2. 3.	فرصت ها 1. 2. 3.
نقاط ضعف 1. 2. 3.	محدودیت ها 1. 2. 3.

اگر قلم و کاغذ برداشتید، نمودار را بکشید، چند دقیقه وقت بگذارید، فکر کنید و ایده‌های خود را یادداشت کنید. بابت نقاط قوت خود، از خود خشنود باشید – این چیزی است که باعث می‌شود شما موفق شوید! حالا به ضعف‌های خود نگاه کنید – این چیزی است که باعث می‌شود شما برای آن بیشتر تلاش کنید. به چه چیزی رسیدید؟

• کمبود منابع؟
• مشکلات دیده شدن؟
• پیچیدگی فرآیندها؟
• سیستم هایی که باعث نابودی یکدیگر می‌شوند؟
• ارتباطات ناهماهنگ؟

مطمئن باشید، که شما تنها نیستید.

چنانچه شما با تیم مشاوره خود هر ماه بحث کنید یا پچ پچ‌های دوستانتان در شرکت‌های دیگر (هر شرکتی هر چقدر رویایی) را بشنوید. هر سازمانی متمایزکننده‌های خود را دارد، اما شباهت‌های بسیاری در بین صنایع، اندازه سازمان، و مراحل بلوغ آن وجود دارد. و این به این معنی است که دیگران راه‌هایی برای موفقیت با وجود چالش‌ها پیدا کرده‌اند.

سه مانع مهم برای چابکی سازمانی

یکی از بزرگترین چالش‌های مربوط به چابکی سازمانی این است که علاوه بر سرعت عرضه به بازار باید با یک محصول معرکه و سرویس عالی ظاهر شود. چابکی نیاز دارد که سازمان‌ها نه تنها به سرعت حرکت کنند بلکه بتوانند به سرعت خود را تغییر دهند و به سرعت در حال تغییر محیط باشند.

مشتریان خواستار خدمات شخصی 24/7 هستند. کسب و کارهای رقابتی می‌توانند در همسایگی یا سر تا سر جهان باشند، با قیمت‌گذاری و در دسترس بودن که ممکن است آنچه شما می‌توانید ارائه دهید را مختل یا خراب کند. روز بعد، تحویل رایگان یک انتظار عادی حساب می‌شود نه یک عامل تمایز.

تکنولوژی به سرعت در حال تکامل است چنانچه می‌تواند به شما کمک کند و یا آسیب بزند. جمع‌آوری داده‌ها به طور مداوم در حال افزایش است اما قدرت این داده‌ها ممکن است به طور کامل مهار نشود اگر نتوانید به خوبی آن را تحلیل کنید – حتی ممکن است برای دسترسی به آن دچار مشکل شوید!

سه مانع بزرگ بر سر راه رسیدن سازمان به چابکی و جلوگیری از رقابت عبارتند از:

1. سیستم‌های جزیره‌ای
2. دیده‌شدن
3. انعطاف داشتن برای کار کردن به شیوه‌ای که شما پربار و موفق باشید

این‌ها ممکن است تنها موانعی نباشند که سازمان شما با آن مواجه است، اما اگر مورد توجه قرار گیرد، بهبود قابل ملاحظه ای را در عملکرد سازمان خود به عینه خواهید دید.

آیا مدیریت کار مشارکتی (Collaborative) را امتحان کرده‌اید؟

ابزارهای مدیریت کار مشارکتی می‌توانند این کشمکش و چند مشکل دیگر را حل کنند. این ابزارها تیم‌ها را قادر می‌سازند به جای تلف کردن وقت بین «ابزارهای بهره‌وری» مانند ایمیل و چت و به زور کشاندن اطلاعات به نرم‌افزارها، در یک مکان واحد ارتباط برقرار کرده و با آنها همکاری کنند.

رئیس و تحلیلگر اصلی Forrester، مارگو ویستاشنو، ابزارهای مدیریت مشارکتی را «نقاط همکاری» نامیده است. او توضیح داد: «اگر شما محتوای دیجیتالی، یک برنامه بازاریابی و یا حتی یک فرآیند کسب‌وکار قابل تکرار مانند همراه کردن مشتری را ارایه کنید، این ابزارها به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند که شما بتوانید فعالیت‌های خود را برنامه‌ ریزی کرده و به افرادی که نیاز دارند اطلاعات را به اشتراک بگذارند و یا نیاز به مشارکت در پروژه‌ها داشته باشند، دسترسی پیدا کنید».

۸۶ درصد از حدود ۱۴۰۰ مدیر اجرایی، اساتید و کارمندانی که توسط Salesforce مورد نظرسنجی قرار گرفتند، عدم همکاری یا ارتباط ناکارآمد را به عنوان دلیل شکست‌های شغلی ذکر کردند. همکاری و همسویی ضرورتا باعث عدم شکست شما نمی شود. در اینجا نمونه‌هایی از جهان واقعی از این که چگونه مدیریت کار مشارکتی، شرکت‌ها را قادر به چابک بودن، مرتبط بودن و رقابت می‌کند، آورده شده ‌است.

سیستم‌های جزیره‌ای چیزی از گذشته هستند

اغلب شرکت‌ها با سیستم‌های پراکنده مبارزه می‌کنند. پروژه‌ها، پارامترها و آخرین وضعیت‌ها در ایمیل، فایلها، اکسل، پایگاه‌های اطلاعاتی و گزارش‌ها وجود دارند. سیستم‌ها با هم ارتباط برقرار نمی‌کنند و ساعت‌ها طول می‌کشد تا اطلاعات گردآوری شوند. هیچ جایی برای پیدا کردن تمام چیزهایی که برای تکمیل یک پروژه نیاز دارید وجود ندارد. زمان می‌برد و اغلب به مقداری فشار نیاز است تا کار را به جلو حرکت دهد. این برای یک سازمان چابک کافی نیست.

با یک نرم افزار مدیریت کار مشارکتی (Collaborative Tools)، هر ارتباط، سند، اظهار نظر، و به روز رسانی در یک مکان موجود هستند. هر کسی در هر زمانی می‌تواند در دسترس باشد. کارکنان می‌توانند به سرعت آخرین وضعیت را بررسی کنند، به سرعت جلو بروند، و مشخص کنند که چه کاری باید در آینده انجام شود بدون اینکه برای برنامه‌‌ریزی یک جلسه یا برای یافتن اطلاعات وقت خود را هدر بدهند.

اوگیلوی- استرالیا، که یکی از بزرگ‌ترین سازمان‌های تبلیغاتی در دنیا بود، می‌خواست فرآیند «خلاصه ابتکار» خود را بهینه‌سازی کند.

خلاصه ابتکار روشی است که مشتریان نیازهای خود را به تیم طرف حساب منتقل می‌کنند، و از آن برای ارتباط با تیم خلاقی که کار را انجام می‌دهد استفاده می‌کنند.

خلاصه‌ها را می توان در جلسات و یا در ایمیل، با افرادی که در اتاق دیده نمی‌شوند تولید کرد. اوگیلوی استرالیا می‌خواست هر گام از این فرآیند را به طور خودکار در تمام پروژه‌ها، از جمله همکاری، تغییرات، و توافقات و همچنین تاییدات هر یک از ذینفعان به منظور دستیابی به سهولت در دستیابی به کار و عضو جدید تیم، به طور خودکار پیگیری کند.

اوگلیوی با رایک همکاری کرد تا یک فرم درخواست سفارشی تهیه کند تا اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات به طور مداوم ضبط می شود. اشلی ریسستروم، مدیر ارشد تولید در اوگلیوی استرالیا گفت: «هر چیزی که من در رایک می‌بینم، زنده و در وضعیت فعلی اش است، که برای من یک مزیت بزرگ است، ما می توانیم به کارمان بپردازیم، و به آخرین نظرات به سرعت نگاهی بیندازیم».

یک ابزار مدیریت کار مشارکتی می‌تواند تنها منبع واقعیتهای شما باشد. این می‌تواند شکاف‌های جغرافیایی را پر کرده و دید سریع و آسانی را فراهم آورد.

به عنوان یک نمونه ایرانی، در شرکت نوژن، تیم را قادر ساخته است تا به جای ردیابی اطلاعات، بر روی تحویل به موقع و تجربه مشتری تمرکز کند. «همتیک» یک مکان متمرکز را فراهم می کند که به نوژن اجازه می دهد تا حجم زیادی از کارها را در یک محل واحد مدیریت کند و به راحتی از بهره‌وری کارها گزارش ارائه کند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت کار مشارکتی کمک می کند تا موانع را با عمل کردن به عنوان یک منبع واقعیت ها کنترل کنیم. به طوری که همه در تمام واحدها به هر چیزی که ما از طریق همتیک انجام می‌دهیم، دسترسی داشته باشند. این یک روش آسان برای همه می باشد، مهم نیست که در کدام واحد قرار دارند بلکه همسو-ی صدای واحد و هدف شرکت فعالیت می کنند.

تیم خود را سریعا هماهنگ کنید

بسیاری از سازمان‌ها با دغدغه های چندگانه در حال مبارزه رقابت هستند. شفافیت برای همسویی تیم و حفظ «آماده-رفتن» مهم است، اما دانستن آنچه که همیشه با همه در حال جریان است، آسان نیست. چالش در تیم‌های از راه دور چند برابر است. برای مثال:

• شما از کجا می‌دانید که این پروژه برای بررسی شما آماده است؟
• آیا مدیران شما می‌توانند به سرعت تشخیص دهند چه کسی در تیم کار اضافی دارد و چه کسی وقت آزاد دارد؟
• چگونه بودجه را در برابر زمان صرف شده پیگیری می کنید؟
• آیا می‌توانید یک مشتری را در مورد وضعیت پروژه به صورت آنلاین و اتوماتیک به روز کنید؟
• چگونه می توانید بازخورد خود را با تیم و مشتریان خود به اشتراک بگذارید؟
• آیا کارمندان نسبت به پروژه‌ها و فرصت‌های آینده خود آگاهی دارند؟
• چطور می‌توانید مطمئن شوید که کار کافی برای توجیه استخدام یک عضو پاره وقت یا عضو جدید وجود دارد؟

ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند این اطلاعات را در سیستم‌های جداگانه فراهم کنند، اما باز هم زمان می‌برد تا داده‌ها را از سیلوهای اطلاعاتی مختلف جمع‌آوری کرده و یک تصویر کامل را تدوین کنید. و این امر کارمندان را از کارهایی که سرنوشت موفقیت آمیز را رقم می زند، دور می کند، و این بدان معناست که شما ممکن است توانمندی کمتری برای چابکی داشته باشید. ابزارهای مدیریت کار مشارکتی، چندین ابزار مدیریت منابع را در یک سیستم ترکیب می‌کنند، بنابراین کنترل حجم کار و بودجه آسانتر می‌شود. ابزار کار مشارکتی همچنین باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و تیم شما می‌تواند کارآمدتر باشد.

به عنوان یک تجربه، دلونگی یک برند جهانی معروف به تولید قهوه، پخت و پز و نگهداری محصولات خانگی است. در هنگام اجرای یک پروژه طراحی مجدد وب سایت، که تیم‌هایی را در سراسر اروپا و یک فروشنده در نپال دخیل می‌دانند، تسهیل ارتباطات برای موفقیت حیاتی شد. این تیم همچنین به یک راه‌حل برای مدیریت تعداد رو به رشد تقاضا در صف نیاز داشت که از طریق ایمیل، تماس‌های تلفنی و چت کردن اداره می‌شد.

به گفته ریچارد مارتین سول، مدیر گروه سیستم‌های دیجیتال در DeLonghi: «رایک به این معنی است که در عین اینکه می‌توانم هر روز تمام رخدادها را مدیریت کرده، در هر روز به صورت مجزا کارهایی را انجام دهم که واقعا مهم و ضروری هستند». «تیم مرکزی ما کوچک است و ما زمان زیادی را به دست آوردیم، که به این معنی است که ما قادر خواهیم بود کار بیشتری انجام دهیم».

یا به طور مثال یک تیم بازاریابی با سیلی از درخواست‌ها، چالش‌های حضوری، و چالش با مدیریت بازبینی‌ها، نظرات و مصوبات در مورد محتوا سروکار دارد. پست الکترونیک دیگر یک ابزار مدیریت پروژه موثر نیست و به یک راه‌حل انعطاف‌پذیر و شهودی نیاز است که به این چالش‌ها پاسخ دهد و همکاری و ارتباطات داخلی را بهبود بخشد. بدون یک سیستم مدیریت کار مشارکتی، یک پروژه پر زحمت که ۱۰۰ درصد از طریق ایمیل هماهنگ می شود را در نظر بگیرید. به راحتی می توان برآورد کرد که هر عضو تیم حدودا 400 ایمیل در هر ماه دریافت می‌کند. با استفاده از یک نرم افزار، همه بازخوردها در این ابزار پیگیری می‌شوند، بنابراین پاسخ دادن به سوالات بسیار آسان است. دیگر لازم نیست درگیر 3000 ایمیل باشید.

بهره‌وری در سطح تیم به این معناست که شما و تیم مدیریت‌تان کارآمدتر و موثرتر هستید. و این قطعا منجر به هماهنگی سازمانی گسترده‌تری خواهد شد.

کار خود را انجام دهید – خواه تیم شما همان باشد یا نباشد

ما باید با چیزی که به ما داده شده ‌است کار کنیم، خواه آن استعداد باشد خواه یک ابزاری فنی. با این حال همه ابزارها با هم برابر نیستند، و استفاده از این ابزارها نیز آسان نیست. طرفداران تکنولوژی، طراحی محور هستند (شما می‌دانید که درباره چه کسانی صحبت می‌کنم)، و افرادی که تکنولوژی سنتی را ترجیح می‌دهند، سال‌‌هاست از آنها استفاده می‌کنند. بسیاری از کارکنان تلاش می‌کنند تا ابزارهایی که به آن‌ها داده می‌شود را به شیوه‌ای که می‌خواهند به کار بگیرند و این بدین معنی است که بهره‌وری ممکن است آسیب ببیند.

کارمندان می خواهند بتوانند کار را در قالب‌های مختلف، خواه نمودار، فهرست، جدول یا داشبورد به سبک کانبان (Kanban) مشاهده کنند. بسیاری از ابزارهای فنی فقط یک دیدگاه را پشتیبانی می کنند. ابزارهای مدیریت کار مشارکتی را می توان به راحتی برای سبک‌های کاری موردنظر مختلف پیکربندی کرد و این امر کار را ساده می کند تا دیدی جدید و هماهنگی بهبود یافته برای کار را نمایان کند.

داشبورد را ترجیح می‌دهید؟ یک نمودار گانت وابستگی‌های پروژه را نشان می‌دهد؟ تقویم با مهلت‌های زمانی؟ همتیک می تواند همه آنها را به وجود آورد!

هر سازمان نمی‌تواند زمان جلسات را ۳۰ ساعت در هفته کاهش دهد، اما ابزارهای مدیریت کار مشارکتی دیدگاه‌های کاری انعطاف‌پذیری را ممکن می‌سازند و برای پشتیبانی از رشد سریع آماده بسیار مناسب هستند.

قدرت ابزار کار مشارکتی قابلیت چابک‌سازی سازمان را دارد

همانطور که این مثالها نشان داده‌اند، ابزارهای مدیریت مشارکتی یک عامل توانمند چابکی سازمانی هستند. و زمانی که شرکت شما چابک است، شما بهتر می‌توانید رقابت کنید و رقبا را محدود کنید. همتیک یک ابزار کار مشارکتی پیشرو با جامع ترین امکانات است. همتیک از مرزهای بهره‌وری فراتر رفته تا تیم‌ها به طور موثر و محسوس اولویت‌ها را جابجا کنند، در مورد تغییرات تعامل کنند و اهداف سازمان را به سرعت و موثر به دست آورند.

همتیک در کنار شما از مرزهای بهره‌وری فراتر رفته تا تیم‌ها به طور موثر و محسوس اولویت‌ها را جابجا کنند، در مورد تغییرات تعامل کنند و اهداف سازمان را به سرعت و موثر به دست آورند.    

شما می توانید از ابزارهای مدیریت مشارکتی خارجی مانند ترلو، آسانا، رایک، ورک فرانت، زوهو، جیرا، پودیو  و غیره استفاده کنید. این نرم افزارها عالی هستند ولی باید ریسک ها و محدودیت های مرتب با آن را بپذیرید، همچنین می توانید از نرم افزارهای خوب ایرانی مانند تسکولو، زرافه، میزیتو استفاده کنید.

ما در شرکت سپهر ماهان یک نرم افزار مدیریت کار مشارکتی خوب و در کلاس جهانی آماده کرده ایم تا همراه با سایر نرم افزارهای مشارکت گرا مانند شبکه اجتماعی سازمانی، در دستیابی به موفقیت های بیشتر شما سهیم باشیم. به ما اعتماد کنید تا در کنار شما باشیم

شرکت فناوران سپهر ماهان در سال 1395 به عنوان یک شرکت دانش‌بنیان در پژوهشگاه فناوری اطلاعات و ارتباطات جهاد دانشگاهی کشور فعالیت خود را آغاز نمود تا با دستیابی به آخرین و بهترین تجربیات جهانی، کاراترین شبکه تعاملی سازمانی را در ایران پایه‌گذاری نماید.

.درخواست دمو آنلاین یا حضوری