۴ راه مدیریت تغییرات در پروژه‌های مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار (اتوماسیون)
۴ راه مدیریت تغییرات در پروژه‌های مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار (اتوماسیون)

طبق گفته KPMG هفتاد و چهار درصد (۷۴%) از شرکت‌ها اعلام کردند، که تا ۳ سال آینده از مکانیزاسیون فرآیند‌های کسب و کار استفاده خواهند کرد. با این حال هنوز سازمان‌هایی هستند که در آغاز پروژه‌های اتوماسیون و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار جدی نیستند و آن را به زمان دورتری موکول می‌کنند.

یکی از بزرگ‌ترین موانع سازمان‌ها در مواجه با اتوماسیون فرآیندها، مدیریت تغییرات است. درواقع نگرانی اصلی سازمان‌ها همین تغییر است. زیرا اعضای سازمان ایشان نگران از دست دادن شغل خود هستند.

همچنین ۲۰ درصد از سازمان‌ها اظهار داشتند که فاقد استراتژی و اولویت‌های واضح در اجرای پروژه‌های مکانیزاسیون فرآیندها هستند. این آمار اهمیت برنامه‌ریزی و بحث در مورد نحوه استفاده از فناوری و نرم‌افزار BPMS قبل از استقرار آن در سازمان را نشان می‌دهد.

در میان کاربران بالقوه سامانه‌های مکانیزاسیون فرآیند، تغییر به عنوان یک نگرانی روشن و مانعی برای شروع پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مطرح شده است. بررسی‌ها نشان می‌دهد که کاربران بالقوه به جای این‌که مستقیماً به مدیریت تغییرات بپردازند با آن مبارزه می‌کنند.

در این مطلب چهار روش وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند با بکارگیری آن‌ها در پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار و مکانیزاسیون فرآیندها، تغییرات خود را مدیریت کنند. این روش‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند برای اتوماسیون فرآیند آماده شوند. و استقرار موفقیت آمیز از سامانه‌های مکانیزاسیون فرآیندها را تجربه کنند.

همسو کردن دپارتمان‌ها

در زمان اعمال تغییرات در هر سازمانی همسوسازی دپارتمان‌ها موضوع پراهمیتی است و مهم است که منابع و تیم‌های سازمان با استراتژی‌های سازمان همسو باشند. همسو‌سازی دپارتمان‌ها موضوع قابل توجهی است.

همسوسازی منابع با تغییرات استراتژیک و راهبردی سازمان نیز اهمیت دارد. یکی از بزرگ‌ترین تعارضات در پروژه‌های مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار به دلیل سوءتفاهم‌ها بین واحدهای صف و ستاد با دپارتمان فناوری اطلاعات است

بر طبق یک نظرسنجی که توسط AIIM صورت گرفته است، مشخص شد که ۱۸٪ از سازمان‌ها اعتقاد دارند که واحدهای مرتبط با کسب و کار درک درستی از مسائل فناوری اطلاعات ندارند و ۱۶٪ از سازمان‌ها اعتقاد دارند. که واحدهای فناوری اطلاعات شرایط حوزه کسب و کار را درک نمی‌کنند.

هنگامی که صحبت از پروژه مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار یا مدیریت کسب و کار می‌شود، این ناسازگاری و تفاوت بین دپارتمان‌ها پررنگ‌تر خواهد بود. واحدهای سازمانی هیچ کس جز خود را صاحب صلاحیت برای اعمال تغییر در فرآیندهای خود نمی‌دانند و تاثیر واحد فناوری اطلاعات را دخالت تلقی می‌کنند. از سوی دیگر واحدهای فناوری اطلاعات اعتقاد دارد، که دیگر دپارتمان‌ها دانش و تجربه لازم را برای مکانیزاسیون فرآیندها ندارند.

متولیان تغییر می‌بایست تلاش کنند تا تمام واحدهای سازمانی را در جهت تحقق اهداف استراتژیک سازمان همسو کنند. مزیت فناوری فرآیند و مدیریت فرآیند این است که تیم‌ها می‌توانند از فرآیند به عنوان یک زبان مشترک استفاده کنند. تیم‌های فناوری اطلاعات (IT) و تیم‌های فعال در حوزه کسب و کار می‌توانند از این طریق برای ایجاد درک متقابل استفاده کنند. این تفاهم که همه می‌خواهند فرآیندها در سازمان بهتر مدیریت شود می‌تواند توافق مناسبی باشد.

دانلود رایگان کتابچه معرفی نمادهای BPMN