شفافیت سازمانی ؛ چیستی و انواع آن [دکتر حسن قاسمی شاد]

در دنیای کنونی، سازمان‌ها برای حفظ بقا، به طور پیوسته عملکرد خود را بررسی و بهبود می‌بخشند. جریان آزاد اطلاعات و شفافیت سازمانی ، سطوح اعتماد تیمی را ارتقاء می‌دهد و از وقوع بسیاری از اختلافات پرهزینه، جلوگیری می‌کند.

شفافیت عملکرد برای خلق یک محیط کار مشارکتی که به کارمندان انرژی و انگیزه می‌بخشد، ضروری است، همان‌طور که فقدان شفاف‌سازی، تاثیرات منفی خود را روی روحیه‌ی کارمندان، عملکرد و حتی سود شرکت نشان خواهد داد.

یکی از بهترین راهکارهای جریان آزاد ارتباطات، این است که تا حد ممکن تعداد جلسات غیر ضروری و برنامه‌ریزی‌شده را کاهش دهید و در عوض از اپلیکیش‌‌های ساده‌ی پیام‌رسان و سیاست درب‌های باز اطلاعاتی استفاده کنید.

زمانی که دیوارها و موانع بین خودتان و کارمندان را کنار می‌زنید، نه‌تنها کارکنان به‌راحتی مسائل و ایده‌های مهم و فوری را به اشتراک می‌گذارند، بلکه سطح اعتماد درون‌سازمانی نیز افزایش می‌یابد.

برخی از شرکت‌ها علاوه بر سیاست جریان آزاد اطلاعات؛ جلسات و انجمن‌های منظمی را با حضور همه‌ی کارکنان و مسئولان و هیئت‌مدیره برگزار می‌کنند. در این جلسات همه‌ی پرسنل می‌توانند هر سؤال و ابهامی که در ذهن دارند بپرسند و هیچ پرسشی بدون پاسخ نمی‌ماند؛ حتی اگر در مورد عملکرد مالی شرکت یا توضیح خواستن در مورد تصمیمات خاص باشد.

انواع شفاف سازی

از لحاظ نظری «شفاف‌سازی» به سه دسته تقسیم می‌شود که با یکدیگر بی‌ارتباط نیستند.

نوع نخست را «شفاف‌سازی اطلاعات» نام نهاده‌اند بدین ‌معنا که مردم باید از بازیگران و تصمیمات حکومتی آگاه شوند و به اطلاعات حکومتی دسترسی داشته باشند.

نوع دوم یا «شفاف‌سازی مشارکتی» به این معناست که همه مردم باید بتوانند شخصاً یا از طریق نمایندگان خود به صورت شفاف در تصمیمات سیاسی شرکت کنند. برخی محققان اساساً مشارکت را مستلزم شفاف‌سازی اطلاعات دانسته‌اند.

سومین نوع «شفاف‌سازی پاسخگویی»‌است؛ یعنی حکومت یا هر نهاد تصمیم‌گیرنده، ناظر و جز آن، هنگام تخلف از قانون یا هنگامی که عملکرد آن تاثیر جدی بر منافع مردم دارد در برابر نظام قضایی و نیز در برابر افکار عمومی به طور صریح و روشن پاسخگوی عملکرد خود باشد.

در این میان، افکار عمومی به ویژه رسانه‌های گروهی می‌توانند به مردم کمک کنند تا عملکرد و نحوه فعالیت حکومتی را به درستی بشناسند، امکان مشارکت در تصمیمات سیاسی را پیدا کنند و در نهایت، مقامات رسمی را وادار به پاسخگویی کنند.

شفافیت نهادی و فردی

در یک تقسيم بندی، می توان شفافيت را به دو مقوله نهادی (سازمانی) و فردی تقسيم كرد:

شفافیت نهادی (سازمانی):

در هر جامعه ای نهادهای مختلفی تمشيت امور آن جامعه را بر عهده دارند. منظور از شفافيت نهادی این است كه مردم بدانند این نهادها كدامند؟ چه کسانی آنها را اداره می كنند؟ بودجه آنها از كجا تامين می شود؟ با چه آیينی و راجع به چه اموری تصميم می گيرند؟ اگر امور مختلف جامعه را به سياسی، اقتصادی، اجتماعی، نظامی و فرهنگی دسته بندی كنيم مردم بدانند در مورد هر یک از این امور چه مراجع و نهادهای تصميم گير در كشور وجود دارد، تركيب آنها چگونه است؟

بودجه آنها از كدام محل تأمين می شود؟ آيين تشكيل جلسات برای تصميم گيری جمعی در آنها چگونه است؟ برای مثال، در حوزه فرهنگ، شفافيت نهادی یعنی اینکه مردم بدانند وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، شورای عالی انقلاب فرهنگی، شورای فرهنگ عمومی، مراجع ناظر بر رسانه ها (از جمله مطبوعات، كتاب، فيلم، موسيقی)، شورای عالی فضای مجازی، سازمان تبلیغات اسلامی و سایر نهادهای متولی امور فرهنگی جامعه چگونه نهادهایی هستند: چرا و چگونه ایجاد شده اند؟ چگونه تصميم مي گيرند و عمل می کنند؟

شفافیت فردی:

برخی افراد به لحاظ موقعيت اجتماعی خاصی كه در جامعه پيدا می كنند بر امور و سرنوشت دیگر اعضای جامعه تاثير گذار می شوند. از این رو، افرادی كه قانوناً و رسماً خود را نامزد تصدی سمتهای سیاسی می كنند نظير نمایندگان مجلس یا به این سمت ها انتصاب میشوند نظير وزیران کابینه، روسای سازمانهای دولتی و افرادی كه به نحو بالفعل بر سرنوشت مردم تاثيرگذار هستند نظير مدیران بنگاههای بزرگ اقتصادی یا سازمان های غيردولتی، خواسته یا ناخواسته خود را در معرض سوال و پاسخگویی قرار می دهند.

اقتضای این پاسخگویی، شفافيت است. از این رو، ممکن است لازم باشد وضعيت دارایی، درآمد و منافع این اشخاص برای عموم افشا شود یا رسانه ها مجاز شناخته شوند تا نکات مثبت و منفی داستان زندگی آنها را منتشر كنند و زندگی آنها را تحت نظر قرار دهند. بدینسان، یکی از طرق مهار قدرت افراد واجد قدرت در جامعه، شفاف كردن تصویر اجتماعی آنها برای مردم است.

شفافیت موضوعی

منظور از شفافيت موضوعی آن است كه برخی از امور و موضوعات كه در هر جامعه ای از اهميت بسياری برای مردم برخوردارند و زندگی آنها كاملاً از وضعيت این امور متأثر می شود باید برای مردم شفاف باشند. این امور عبارتند از امور سياسی، اقتصادی، فرهنگی ، اجتماعی، قضایی، تقنينی، اداری. البته شدت و ضعف شفافيت در امور مختلف ممکن است متفاوت باشد.

1.     شفافیت سیاسی

شفافيت سياسی طيف وسيعی از موضوعات نظير شفافيت نهادها و مقامات و فرایندهای سياسی را شامل می شود. شفافيت نهادهای سياسی نظير مجلس و كابينه، شفافيت وآزادی بيانهای سياسی بویژه انتقاد از نهادها و مقامات سياسی، تحدید حریم خصوصی مقامات دولتی، وضع قوانين سپر در برابر دعاوی هتک حرمت از سوی مقامات دولتی نظير نمایندگان مجلس، شفافيت هزینه های انتخاباتی ، شفافيت وضعيت دارایی مقامات دولتی از جمله مهمترین مسایل مطرح در حوزه شفافيت سياسی است.

2.     شفافیت اقتصادی

در بعد اقتصادی، شفافيت در مورد موضوعات مختلفی مطرح می شود. بنگاه های اقتصادی، منابع و ثروت های ملی ،قراردادهای دولتی، بازار سرمایه و اوراق بهادار ، خصوصی سازی، مقررات گذاری اقتصادی و صدور مجوزهای دولتی، اطلاعات و آمار اقتصادی، نظام مالياتی و بودجه سالانه كل كشور از مهمترین موضوعات اقتصادی هستند كه قویاً با شفافيت مرتبط می شوند.

3.     شفافیت فرهنگی

حوزه فرهنگ شاید در مقایسه با حوزه سياست یا اقتصاد كمتر در معرض سياست های شفاف سازی بوده است. اما در كشورهایی كه صنعت فرهنگ وجود دارد و نيز دركشورهایی كه سياستگذاری عمومی مبتنی بر مشورت و مشاركت عمومی است شفافيت امور فرهنگی نيز اهميت روزافزونی پيدا كرده است.

قواعد ناظر بر شفافيت نهادهای فرهنگی، امور خيریه ،رقابت و تکثرگرایی در حوزه فرهنگی، شفافيت نظام رسانه ای( مالکان و سهامداران بنگاه های فرهنگی و رسانه ای، تيراژ مطبوعات ،یارانه های فرهنگی و نحوه توزیع پهنای باند و توزیع فركانس)، رادیو و تلویزیون های خدمت عمومی، شفافيت نظام تبليغاتی (اعم از تجاری و اجتماعی)، نتایج پژوهش های ناشی از بودجه عمومی، کتابخانه های عمومی و آرشيوهای باز، از جمله موضوعات فرهنگی هستند كه با اصل شفافيت ارتباط پيدا مي كنند.

4.     شفافیت اجتماعی

شفافيت در زمينه سلامت و بهداشت عمومی، آموزش و پرورش و آموزش عالی، ورزش، محيط زیست ، سياستهای اجتماعی، آسيب های اجتماعی، آمارهای اجتماعی و فرصتهای اجتماعی از جمله موضوعاتی هستند كه ذیل عنوان شفافيت اجتماعی قابل مطالعه هستند.

برای مثال ، آمار انحرافات اجتماعی، جرایم، ازدواج و طلاق ،خشونت های خانگی، نرخ بیکاری، تهدیدها علیه سلامت عمومی به ویژه وجود بیماریهای خطرناک و واگیر و هشدارهای عمومی برای پیشگیری از آسیبهای فردی و اجتماعی، از مهمترین موضوعاتی هستند كه با شفافيت اجتماعی ارتباط پيدا مي كنند.

5.     شفافیت قضایی

برای ایجاد فرهنگ شفافيت ، علاوه بر شفافيت سياسی كه به شفافيت قوای مقننه و مجریه تمركز دارد امور قضایی نيز باید به دلایل مختلف – كه در بخش بعدی توضيح داده شده – شفاف باشد. به همين جهت، اصل علنی بودن دادرسی ها در قوانين اساسی كشورهای مختلف از جمله كشور ما پيش بينی شده است.

به مرور زمان ،این شفافيت حداقلی كه بيشتر بر شفافيت نهادی تمركز دارد توسعه یافته و شفافيت سوابق و تصمیمات قضایی، شفافيت آمار قضایی، شفافيت مقامات قضایی و آزادی بيان در امور قضایی را دربرگرفته است.

6.      شفافیت تقنینی

منظور از شفافيت تقنينی عبارت از شفافيت مراجع، فرایندها و قوانين و مقررات، دسترسی به لوایح و طرح های مطرح در دولت و مجلس، روشن بودن سلسله مراتب قوانين و مقررات و اینکه قانونگذاری در صلاحيت چه مراجعی قرار دارد، شفاف بودن فرایند طرح و تصویب قوانين و مقررات، دلایل و توجيهات پيشنهاد آنها و دسترسی به گزارش های ارزیابی تأثيرات قوانين و مقررات، معلوم بودن اشخاص، موضوعات و امور مشمول هر قانون ، روشن بودن وضعيت اعتبار قوانين و مقررات و شفافيت زبان قانونگذاری از جمله موضوعات مطرح در شفافيت تقنينی هستند.

7.     شفافیت اداری

شفافيت فرایندهای مربوط به نحوه ارائه خدمات به متقاضيان، شفافيت صلاحيت ها (وظایف و اختيارات)، شفافيت تصميمات و اقدامات اداری، شفافيت در مورد نحوه مشاركت مردم در امور ادارات و نحوه اعتراض به تصميمات و اقدامات اداری از جمله موضوعات مطرح در شفافيت اداری هستند.

مزایای شفافیت در یک سازمان

شفافیت در کار منجر به مزایای محسوس زیر می‌شود:

 شفافیت باعث ایجاد اعتماد می‌شود: شفافیت کلید برای ایجاد اعتماد در یک سازمان است. هر چه بیشتر با کارمندان خود شریک شوید، ایمان بیشتری به شما خواهد داشت و بیشتر به خود نشان خواهند داد که قابل‌اعتماد باشند.

شفافیت برای استخدام خوب است: یک بررسی اخیراً ثابت کرده‌است که ۸۷ درصد مردم می‌خواهند برای شرکت‌های شفاف کار کنند. هر چه بیشتر در ارزش‌های خود و فرهنگ شرکت شفافیت بیشتری ایجاد کنید، بیشتر شهرت خواهید یافت، که شما را به کارفرمای مطلوب‌تری تبدیل خواهد کرد.

شفافیت به کارمندان شما انگیزه می‌دهد: اگر در این فکر هستید که چگونه به کارمندان خود انگیزه دهید تا به یک استاندارد بالاتر عمل کنند، ممکن است بخواهید شفاف‌تری در نظر بگیرید، چرا که شفافیت می‌تواند به کارمندان انگیزه دهد که بیشتر و سخت‌تر کار کنند.

شفافیت منجر به افزایش تعامل کارکنان می‌شود: وقتی کارمندان بیشتر در مورد شرکت خود آگاهی دارند، به طور کلی بیشتر اهمیت می‌دهند و به شدت درگیر کسب‌وکار خود می‌شوند.

شرکت‌های شفاف بادوام هستند: شرکت‌های شفاف به طور کلی از سودآوری بیشتر سود می‌برند و در افزایش نوآوری و تصمیم‌گیری صحیح و عقلایی بهتر هستند.

منابع:

• گزارش توجیهی پیش نویس لایحه شفافیت، مرکز بررسی های استراتژیک ریاست جمهوری.
• سایت تالار گفتگو، یخچالی مسئول تیم تعارض منافع.
• سایت زومیت- مقاله مدیریت. پویش پورمحمد.
• سایت سورنا- کسب و کار، مدیریت. الهه محمدزاده.