سیستم‌های مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPMS) و برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) معمولا به دلیل شباهت‌هایی که دارند با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند. هر چند هر دوی این سیستم‌ها در ارتقای بهره‌وری، افزایش سود و تسهیل فرآیندهای سازمانی اهداف مشترکی دارند ؛ اما تفاوت‌های اساسی آنها قابل توجه‌اند.
مهم است که با توجه به اهداف خاص کسب‌وکار و نیازهای عملکردی سازمان، نرم‌افزار مناسبی را برای سازمان انتخاب کنید؛ چراکه انتخاب نادرست موجب اتلاف وقت و هزینه می‌شود. انتخاب نرم‌افزار ممکن است پیچیده و وقت‌گیر باشد؛ اما اگر به درستی انجام شود، ارزش زمانی که برای آن صرف شده است را به روشنی نشان می‌دهد.
پیش از این که به شباهت‌ها و اختلافات بین BPMS و ERP بپردازیم، عملکرد و مزایای آنها، را مرور می‌کنیم:
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) که به اختصار ERP نامیده می‌شود، مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه‌ای هستند که برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها طراحی شده‌اند. حوزه‌های فرآیندی که معولا در یک ERP وجود دارد شامل موارد ذیل است :
- مالی
- لجستیک
- منابع انسانی
- تولید
- فروش
- توزیع
در واقع، ERP مجموعه‌ای از ماژول‌های آماده است که فرآیندهای مرتبط با کسب‌وکار را پوشش می‌دهد. سیستم‌های ERP به یک کسب‌وکار اجازه می‌دهند تا مدیریت منابع خود (مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره) را به شکلی بهینه و براساس روش‌های شناخته‌شده و بعضا استاندارد شده مدیریت کنند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) شامل استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی است که جهت درک، بهبود و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به‌کار می‌روند؛ بنابراین وظیفه‌ی نرم‌افزار BPMS سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار یک سازمان است. تحقق این هدف نیازمند ابزاری است که بتواند چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار را پوشش دهد.
عناصر چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار کدامند؟
طراحی :
این فاز شامل طراحی و شناسایی فرآیندهای کسب و کار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید و مطلوب است. مستندسازی فرآیندهای کسب و کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب‌وکار خود به دست آورده و در صورت لزوم در روش انجام کار تغییراتی اعمال کنند.
مدلسازی:
مدلسازی یا به تصویر کشیدن فرآیندها و توصیف فرآیندها به کاربران این امکان را می‌دهد تا فرآیندها را بشناسند و نسبت به اینکه در سازمان چه فرآیندهایی در حال اجراست، آگاهی پیدا کنند. مدلسازی در قالب اشکال گرافیکی انجام می‌شود تا به راحتی توسط کاربران قابل درک باشد. زبان مدلسازی BPMN است و رایج‌ترین استاندارد مدلسازی فرآیندهای کسب و کار به شمار می‌رود.
پیاده سازی:
در این مرحله بر اساس مدل فرآیندی تهیه شده، فرآیند بر اساس قوانین سازمان پیاده‌سازی و در سازمان مستقر می‌شود.
نظارت :
هدف در این مرحله، پایش، کنترل و اندازه‌گیری منظم و مستمر نتایج اجرای فرآیندهای کسب و کار و مقایسه با نتایج از پیش تعیین شده است. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت‌یابی و راه حل‌های آن تعیین شوند.
بهینه‌سازی :
نتایج ناشی از پایش فرآیندهای سازمان در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرآیندها شود در این مرحله جهت اصلاح فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
استفاده از BPMS چه مزیت‌هایی دارد؟
- امکان شناسایی و تشخیص مشکلات، انحرافات و اصلاح فرآیندها
- تصمیم‌گیری در سازمان براساس داده‌های واقعی
- افزایش کارایی و بهبود فرآیندهای ارتباطی
- کمک به توسعه و راه‌اندازی برنامه‌های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای BPMS
- کنترل و پایش کارایی سازمان
- اندازه‌گیری کارایی و هزینه فرآیندها
- امکان مدیریت تغییرات کسب و کار در سازمان
- شناسایی و مستندسازی فرآیندها
تفاوت‌های BPMS و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع (ERP)
تفاوت اصلی بین BPMS و ERP در این است که BPMS بسیار متمرکز بر فرآیند است؛ در حالیکه ERP بیشتر روی عملکردهای مختلف کسب و کار و ماژول‌هایی که از آنها پشتیبانی می‌کنند مانند حسابداری، منابع‌انسانی، مدیریت موجودی و… متمرکز شده است.
BPMS امکان سفارشی‌سازی فرآیندها را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. فرض کنید به نرم‌افزاری برای مدیریت یک گردش کار خاص در یک حوزه کاری احتیاج دارید. ERP ماژول‌های کاملا آماده که قابلیت سفارشی‌سازی محدودی دارند را در اختیار شما قرار می‌دهد؛ درصورتیکه شما علاوه بر نیازهای عمومی یک سازمان فرآیندهای خاصی دارید که باید برای آنها نرم‌افزار تهیه کنید.
سیستم BPMS این امکان را می‌دهد تا نیازهای فرآیندی خود را سفارشی و مکانیزه کنید و جنبه‌های فرآیندی کسب و کارتان که غالبا در ERP موضوعیت ندارند را پوشش دهید.
انتخاب درست بین BPMS و ERP
انتخاب درست برای کسب و کار در صورتیکه دنبال راهکاری برای مدیریت امور و اطلاعات سازمان هستید و در عین حال توجه خاصی به فرآیندهای اختصاصی سازمان خود دارید، استفاده از هر دو سامانه BPMS و ERP خواهد بود. استفاده هم‌زمان از آنها منجر به قوی‌تر شدن آنها می‌شود؛ بنابراین اگر سازمان به هر دوی این سامانه‌های نیاز دارد، الزامی به انتخاب تنها یک مورد نیست.
ادغام BPMS و ERP
سردرگمی انتخاب بین BPMS و ERP از این است که در صورت پیاده‌سازی جداگانه، انتظارات جامعی از این سیستم‌ها وجود دارد. معمولا BPMS در یک سیستم ERP گسترده‌تر ادغام می‌شود. این به این دلیل است که ERP مانند BPM از قدرت مدیریت فرآیندهای کسب و کار برخوردار نیست؛ بنابراین هر دو سیستم، یکدیگر را تکمیل می‌کنند.
ادغام صحیح BPMS و ERP منجر به رفع کمبودهای آنها می‌شود. با این چشم‌انداز می‌توانید به مدیریت فرآیندی دسترسی داشته باشید که استفاده از منابع را به نحوه مطلوب کنترل می‌کند.
صفحه اختصاصی نرم‌افزار BPMS دیدگاه
