ارزیابی یک نرم‌افزار BPMS معمولا با بررسی شاخص‌هایی مانند میزان پوشش المان‌های زبان مدلسازی BPMN (Business Process Modeling and Notation)، قابلیت‌های موتور قوانین کسب‌وکار (Business Rule Engine)، مدلساز فرآیند ، دشبورد BAM و مواردی از این قبیل که مخاطب آنها طراحان فرآیند، مالکان فرآیند و مدیران سازمان باشندُ صورت می‌گیرد.
اما قسمت عمده فعالیتی که در سیستم BPMS صورت می‌گیرد، توسط کاربر نهایی (End User) اتفاق می‌افتد. درواقع درست است که طراح فرایند، مهندس و کسانی که مسئول طراحی فرم‌ها و فرایندهای سازمانی‌اند زمان قابل توجهی را صرف طراحی یک فرآیند می‌کنند؛ اما پس از آن زمان کمتری را برای مانیتور کردن و بهینه‌سازی فرآیند اختصاص می‌دهند.
کاربران نهایی، بیشترین تعامل را با نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) دارند زیرا هر روز باید کارتابل نرم‌افزار BPMS را باز کنند و فعالیت‌هایی را که به واسطه‌ی فرآیندهای مختلف به آنها ارجاع شده را انجام دهند. کاربران در یک سازمان فرآیند محور که قسمت زیادی از فرآیندهای سازمانش با سیستم BPMS مکانیزه شده باشد، بالغ بر ۷۰ درصد از زمان کاربران در ارتباط نزدیک با کارتابل نرم‌افزار مدیریت فرآیندها می‌گذرد.
اگر تولیدکنندگان نرم‌افزار BPMS از این موضوع مهم غافل باشند و امکانات مورد نیاز یک کاربر که برای سازماندهی کارهای محوله نیاز دارد را در اختیار آنها قرار ندهند، محیط سامانه BPMS جذابیت و کارآمدی خود را از دست خواهد داد.
تصور کنید یک سازمان فرآیند محور مثل یک کارخانه تولیدی، شرکت بازرگانی یا در یک موسسه آموزشی،تعداد زیادی از فرآیندهای سازمان با نرم‌افزار BPMS مکانیزه کرده و هر روز حجم زیادی کار و فعالیت در کارتابل BPMS کاربران قرار می‌گیرد.
در چنین شرایطی کارتابل کاربر نهایی به واسطه فرآیندهای تجاری متنوع، مملو از تعداد قابل توجهی فعالیت و فرم است. بسیاری از این فرم‌ها در کارتابل سیستم BPMS مانند فرم‌های ارتقای رتبه هیات علمی دانشگاه و یا فرم‌های بازرسی معاونت درمان دانشگاه‌های علوم پزشکی، فرم‌هایی با فیلدهای زیاد و پیچیده‌اند که بررسی و تکمیل هر کدام از آنها شاید بیش از چند روز زمان نیاز دارد.
کاربر برای انجام تعداد زیادی فعالیت باید ابزاری در اختیار داشته باشد که در عین سادگی، کارآمد باشد و تا بتواند تمام کارهایش را طبقه‌بندی، سازماندهی و مدیریت کند؛ بنابراین محیطی که کاربر نهایی قرار است با آن کار کند باید از با اهمیت‌ترین قسمت‌های نرم‌افزار BPMS باشد و تولیدکنندگان به آن توجه ویژه نشان دهند.
این محیط در نرم‌افزارهای مختلف BPMS مانند بونیتا (Bonita)، بیزاجی (Bizagi)، پروسس میکر (ProcessMaker)، کاموندا (Camunda) نام‌هایی مانند Inbox ،Portal، Task List و … شناخته می‌شود. در ایران این محیط با نام کارتابل BPMS شناخته شده است.
شرکت چارگون در ارائه نرم‌افزار BPMS دیدگاه توجه ویژه‌ای به محیط و ویژگی‌های کارتابل داشته و تلاش کرده که این کارتابل در عین سادگی و کاربرپسند بودن از کارآمدی لازم برخوردار باشد و بتواند قابلیت‌های لازم را در اختیار کاربران قرار دهد.
در این جدول ویژگی کارتابل نرم‌افزار BPMS دیدگاه را با محیط مشابه در نرم‌افزارهای بونیتا (Bonita)، بیزاجی (Bizagi)، پروسس میکر (ProcessMaker)، کاموندا (Camunda) ار نظر شاخص‌های مختلف مقایسه کرده‌ایم:
| Bonita | ProcessMaker | Camunda | Bizagi | دیدگاه | قابلیت‌ها |
| þ | þ | مشاهده وضعیت سررسید زمانی فعالیت | |||
| þ | þ | مشخص کردن فعالیت‌های پرکاربرد (علاقه‌مندی‌ها) | |||
| þ | þ | þ | þ | مشاهده مدل فرآیند | |
| þ | þ | þ | þ | þ | دارای تاریخچه فعالیت |
| þ | þ | TimeLine فرآیند | |||
| þ | þ | þ | þ | þ | ابزارهای مشارکت و گفتگو روی فعالیت‌ها |
| þ | þ | þ | þ | þ | مرتب سازی فعالیت‌ها |
| þ | مرتب سازی ترکیبی فعالیت‌ها | ||||
| þ | þ | ساخت فیلتر‌های سفارسی | |||
| þ | þ | þ | امکان جستجو روی مشخصات مختلف فعالیت‌ها | ||
| þ | þ | تعریف تاریخ پیگیری شخصی | |||
| þ | þ | تعریف تاریخ سررسید شخصی | |||
| þ | ساخت دسته‌بندی‌های شخصی | ||||
| þ | þ | þ | مشاهده کارهای انجام شده | ||
| þ | جستجو بر اساس محتوای فرم | ||||
| þ | فیلتر فعالیت‌ها بر اساس نقش‌های سازمانی | ||||
| þ | برچسب‌گذاری متنی فعالیت‌ها | ||||
| þ | برچست گذاری رنگی فعالیت‌ها |
در طراحی این کارتابل تلاش کردیم از تجربه‌ها و نقاط قوت سیستم‌های BPMS های مختلف استفاده کنیم و با شناسایی و رصد کردن نقاط ضعفشان آنها را در بستر دیدگاه پوشش دهیم تا بتوانیم کارتابلی جامع و کارآمد برای نرم‌افزار BPMS دیدگاه ارائه کنیم.
برای دریافت اطلاعات بیشتر به سایت چارگون مراجعه نمائید
