۶ لیست  ضروری مدیریت کارهای روزانه ، سازمان در مشت شماست[پائولو ریزو]
۶ لیست  ضروری مدیریت کارهای روزانه ، سازمان در مشت شماست[پائولو ریزو]

مغز شما برای فکر کردن خلق شده است و نه ذخیره‌سازی یک فهرست تصادفی از کارهایی که می‌خواهید انجام دهید. تهیه کردن لیست از کارها و اولویت‌ها می‌تواند به تمرکز و نظم ذهنی، و در نتیجه به افزایش بهره‌وری کمک زیادی کند. امروزه ابزارهای مدیریت کار به شما کمک می‌کنند تا به راحتی کارهایتان را در لیستها مرتب و منظم بنویسید و برای همه بخشهای زندگی‌، برنامه‌ریزی زمان بندی کامل داشته باشید

پائولا ریزو، نویسنده کتاب تفکر لیست محور، در این باره می‌گوید:

وقتی دارید با تعداد زیادی از وظایف سر و کله می‌زنید، برخی از این وظایف نادیده گرفته می‌شوند و آن‌وقت فهرستی که از کارهایتان ن تهیه‌ کردید به یک لیست خارق العاده برای تمرکز روی اهداف و انجام دادن کارها تبدیل می‌شود.

پائولا ریزو در شبکه فاکس نیوز به عنوان تهیه‌کننده ارشد برنامه‌های سلامتی و طراح چک‌لیست‌ (لیست انتخاب) از سؤالات و شات‌‌های تصویربرداری هم فعالیت کرده. وقتی که او می‌خواست در شهر نیویورک یک آپارتمان اجاره کنه، فهمید که لیست‌ها در تمامی شرایط می‌تونن مهم و موثر باشن؛ اما فقط در صورتی که از اونها درست استفاده بشه.

“خیلی از افراد می‌خواهند لیست داشته باشند، اما آنها مطمئن نیستند که چطور لیستی رو بسازند که به آنها کمک کند. راه‌حل این هست که یک لیست درست و صحیح را بسازیم و در مورد چگونگی کاربردش بصورت استراتژیک عمل کنیم”

در ادامه ۶ لیستی که به نظر پائولا ریزو می‌تونن برای رهبران کسب وکارها مفید باشن و همچنین نحوه استفاده از این لیست‌ها برای افزایش بازدهی آورده شده.

۱. یک لیست خاص و هدف‌گذاری شده از کارهای روزانه تهیه کنید

در حالیکه شاید اینطور استنتاج بشه که داشتن یک لیست از کارها به تلاش ذهنی زیادی احتیاج نداره، اما ریزو می‌گه که بسیاری از افراد در تنظیم لیست کارهای روزانه‌شون برای دست‌یابی به موفقیت شکست می‌خورن. به عقیده پائولا ریزو، لیست کارهای روزانه باید خاص و هدف‌گذاری شده باشه و شما فقط باید کارهایی رو در این لیست قرار بدین که برای بدست آوردن‌شون وقت و منابع لازم رو در اختیار دارین. همچنین اهداف و پروژه‌های بزرگ باید به بخش‌های عملی‌تر (کوچک‌تر) تقسیم بشن.

لیست خاص و هدف‌گذاری

قدم اول در این مسیر این هست که به زمان توجه کنین: لیست کارهاتون رو قبل از پایان روز و ترک کردن میز کارتون بنویسین. ریزو می‌گه:

باید به روز آینده نگاه کنین و هرچیزی که قرار هست اتفاق بیفته (تماس‌های تلفنی، ایمیل‌های ارسالی و تمامی قرارهای ملاقات) رو مشخص کنین. بنابراین وقتی که صبح به سر کار میاین، شما یک نقشه راه در اختیار دارین و می‌تونین با سرعت تمام به کارهاتون برسین و وقتی هم که به سراغ انجام دادن کارهای موجود در لیست میرین، چنین روشی بهتون کمک می‌که که کارهاتون رو با سطح بهره‌وری تنظیم کنین.

 
خود پائولا ریزو ترجیح می‌ده که در ابتدا به کارهایی بپردازه که تمرکز بالاتری نیاز دارن، مثل نوشتن و او این کار رو در ابتدای روز و زمانی که هنوز ذهنش تازه‌ هست انجام میده. کارهای کوچک مثل تماس‌های تلفنی و یا ایمیل‌ها در قعر لیست جای می‌گیرن تا در زمانی مثل بعد از ناهار و زمانی که فرسودگی ذهن پائولا بیشتره بهشون رسیدگی بشه. اما وقتی در طول روز با اتفاقات پیش‌بینی نشده‌ای مواجه می‌شین که ممکنه شما رو از مسیرتون دور کنه، باید به لیست کارهاتون مراجعه کنین و اون رو مورد بازبینی قرار بدین.

پائولا ریزو میگه: اگر در پایان روز، کار انجام نشده‌ای باقی مونده بود، اون رو مجددا ارزیابی کنین. از خودتون بپرسین: “آیا این کار به لیست کاری امروز تعلق داشت؟ آیا من زمان و منابع کافی در اختیار دارم؟ آیا می‌تونم این کار رو به فرد دیگه‌ای محول کنم؟ کامل نشدن کارها ممکنه که حس شکست خوردن رو بهتون منتقل کنه، اما خیلی به خودتون سخت نگیرین، اگر هنوز هم اون کار براتون اهمیت داره، در لیست کاری فردا جاش بدین.

۲. لیست کارهای تفویضی

به عقیده پائولو ریزو، رهبران موفق و کارآفرینان فقط کارهایی رو انجام می‌دن که از قبل مشخص کردن؛ چون این کار فقط دقایقی طول می‌کشه. اما به صرف اینکه شما قادر به انجام کاری هستین، به این معنی نیست که شما “باید” این کار رو انجام بدین.

لیست کارهای تفویضی

کارهای سطح پایین مثل آپلود یک مطلب روی وردپرس یا ترتیب دادن یک مسافرت، همیشه بهترین استفاده از وقت و استعداد نیستن. به تمام موجودی لیست کارهاتون نگاه کنین و از خودتون بپرسین: “آیا من تنها کسی هستم که می‌تونه این کار رو انجام بده؟”

هرکاری که میشه انجامش رو به دیگران محول کرد باید در لیست خارجی قرار بگیره. در حالی که محول کردن کارها می‌تونه کمی هم از وقتتون رو بگیره، اما از یک سو هم می‌تونه باعث صرفه‌جویی در زمان بشه و این زمان رو می‌تونین روی کارهایی که باید انجام بدین صرف کنین. در واقع، لیست خارجی شما به لیست کاری یه شخص دیگه تبدیل می‌شه.

۳. لیست اهداف بلند مدت

پائولو ریزو عقیده داره که نوشتن یک لیست از اهداف بلند مدت و رویاپردازی می‌تونه در دست‌یابی به موارد بیشتر بهتون کمک کنه. حتی اگر فکر می‌کنین که یک رویا بسیار بزرگ و دست نیافتنی هست، اما این رویا چیزیه که شما واقعا اون رو می‌خواین، باید اون رو بنویسین. براساس مطالعات انجام گرفته، وقتی که چیزی رو می‌نویسین تمایلتون برای انجام اون کار تا ۳۳ درصد افزایش پیدا می‌کنه. چون نوشتن باعث می‌شه که اون کار مورد نظر در مرکز توجه شما قرار بگیره.

لیست اهداف بلند مدت

بنابراین از همین الان می‌تونین یک لیست از اهداف بلند مدت رو برای خودتون و کمپانی‌تون بنویسین و بعد یک یادآور رو برای بازبینی و ارزیابی مجدد این اهداف مشخص کنین.

پائولو ریزو می‌گه که همیشه زمانی رو در تقویم برای بازبینی لیستش مشخص می‌کنه. او می‌گه که اهداف بدست اومده رو کنار می‌گذاره و اهداف جدید رو به لیست اضافه می‌کنه و یا کارهایی که دیگه نمی‌خواد انجام بده رو از لیستش حذف می‌کنه. نوشتن و تعیین اهداف بلند یک تمرین خوب برای دست‌یابی به چیزهایی‌ هست که می‌خواین.

۴. یک لیست از مزایا و معایب تهیه کنین

وقتی که دارین یک تصمیم مهم، مثل تشکیل یک همکاری دوجانبه یا ورود به یک حوزه جدید کسب و کار، رو می‌گیرین باید یک لیست از معایب و مزایا تهیه کنین. پائولو ریزو میگه که این لیست می‌تونه شما رو به عمق موضوع هدایت کنه. همچنین فراموش نکنین که صرفا به دلیل اینکه تعداد مزایا از معایب بیشتر هست، به این معنی نیست که تصمیم شما قطعا درست هست و راه درستی رو انتخاب کردین.

لیست از مزایا و معایب

بهترین روش برای استفاده از این لیست این هست که اون رو بنویسین و بگذارینش کنار و روز بعد و وقتی که دیدگاه‌تون تازه‌تر هست به سراغش برگردین. همچنین می‌تونین لیست‌تون رو با یک دوست یا همکار هم به اشتراک بگذارین تا اگر لازم بود اونها هم نظرشون رو بگن و شاید هم تونستن که مزایا و معایبی رو به لیست اضافه کنن. تهیه لیست معایب و مزایا می‌تونه شفافیت لازم برای اتخاذ تصمیمات درست رو بهتون بده.

۵. یک لیست از پروژه‌ها تهیه کنین

وقتی که دارین به همراه دیگران روی یک پروژه کار می‌کنین، یک لیست از پروژه‌ها به همراه جزئیات و مسئولیت‌های تفویضی تهیه کنین.

 لیست از پروژه‌ها

به عقیده پائولو ریزو، چنین کاری بهتون کمک می‌کنه که از مدیریت ذره بینی اجتناب کنین. همچنین برای مدیریت پروژه‌هاتون می‌تونین از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین  هم استفاده کنین. پروژه‌هایی که تعریف می‌کنین باید به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم و به اعضای تیم تفویض بشن. در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل تسکولو، مدیر تیم می‌تونه به میزان پیشرفت همکارانش و همچنین لیست‌های کاری اونها دسترسی و نظارت داشته باشه.

استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت کارها می‌تونه از ارسال انبوهی از ایمیل‌های گیج کننده جلوگیری کنه و همچنین می‌تونین تمامی موارد مورد نیاز برای یک پروژه رو در یک مکان کنار هم داشته باشین.فهرست فعالیت‌ها – زمان بیشتری برای کارهای روزانه پیدا کنید

۶. یک لیست برای جلسات تهیه کنین

اگر قرار هست که یک جلسه رو برگزار کنین و یا یک تماس تلفنی داشته باشین، یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین رو تهیه کنین؛ در این صورت دیگه هیچ چیزی رو فراموش نخواهید کرد. این لیست رو روی میز و دم دستتون داشته باشین تا وقتی نکته جدیدی به ذهنتون رسید بتونین اون رو سریعا یادداشت کنین.

لیست برای جلسات

تهیه یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین می‌تونه تاثیرگذاری جلسات رو افزایش بده، چون در این صورت مطمئن هستین که در مورد تمام موارد نیاز صحبت کردین.

این مطلب توسط Stephanie Vozza در وب‌سایت fastcompany نوشته شده.

تسکولو