روش صحیح برنامه ریزی | چگونه یک برنامه ریزی خوب و موفق داشته باشیم؟
روش صحیح برنامه ریزی | چگونه یک برنامه ریزی خوب و موفق داشته باشیم؟

یکی از مهم‌ترین مسائلی که موجب می‌شود فرد موفق‌تری باشیم و بتوانیم به صورت بهتری از زمان خود استفاده کنیم، برنامه‌ریزی است. نحوه برقراری تعادل میان وظایف گوناگون در زندگی کاری چالش‌برانگیز است. همه کارها و وظایف روی‌هم انباشته می‌شوند و در همین حال خانواده و دوستان هم از ما انتظار دارند به آن‌ها کمک کنیم. علاوه بر همه این‌ها، باید زمانی را هم به خودمان اختصاص دهیم.

هماهنگی همه این موارد کار بسیار سختی است؛ اما اگر یک برنامه روزانه صحیح داشته باشیم، انجام همه وظایف و امور کنار هم امکان‌پذیرتر می‌شود. با برنامه‌ریزی می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید. برای تمام‌کارها و وظایف خود اولویت تعیین کنید و بر طبق اولویت به انجام آن‌ها بپردازید. برای اینکه بتوانید برنامه روزانه‌ای کارآمد و مفید را تنظیم کنیم، انجام چهار گام ضروری است. در ادامه به بررسی این چهار مورد می‌پردازیم.

گام اول توجه به کارهای روزانه

۱- توجه به نحوه سپری کردن زمان

قبل از اینکه بدانید چگونه باید برای کارهای خود را برنامه‌ریزی کنید، باید بدانید چگونه امور روزانه‌تان را مدیریت می‌کنید. چند روز بررسی کنید که چگونه وقتتان را می‌گذرانید. سپس کارهایی را که دقیقاً هرروز انجام می‌دهید، یادداشت کنید. همچنین توجه کنید که وقت آزاد خود را چگونه سپری می‌کنید؟ آیا به بازی‌های ویدئویی مشغول می‌شوید؟ یا خانه را تمیز می‌کنید؟ تمام‌کارهایی را که انجام می‌دهید، فهرست کنید و در آن ذکر کنید برای انجام هر کار چقدر زمان صرف می‌کنید.

بهترین روش برای برنامه ریزی موفق
۲- برآورد زمان صرف شده برای رفت‌وآمدها

اگر شما هم کارمند، دانش‌آموز یا دانشجو باشید، احتمالاً بخش نسبتاً زیادی از روز را صرف رفت‌وآمد به محل کار، مدرسه یا دانشگاه می‌کنید. در برنامه‌ریزی روزانه‌تان زمان کافی برای رفت‌وآمدها اختصاص دهید.

۳- توجه به نحوه تأثیر عادت‌ها بر زندگی روزمره

انجام برنامه‌ریزی روزانه تا حد زیادی به کارهایی که انجام می‌دهیم وابسته است. عادت‌های بد مانع دستیابی به اهداف می‌شوند. مثلاً ممکن است بخشی از روز را صرف انجام بازی‌های ویدیویی کنید و بعد از آن دیگر تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کاری را نداشته باشید. پس باید به این مسئله توجه کنید که عادت‌های شما چه تأثیری بر روند زندگی‌تان می‌گذارد. پس از اینکه متوجه شدیم عادتی مانع از دستیابی شما به هدف‌هایتان می‌شود، باید به دنبال راه‌هایی باشید که عادت را تغییر دهید تا بتوانید به صورت بهتری از آن استفاده کنیم.

۴- کاهش زمان‌های تلف‌شده

برخی اوقات ممکن است در روز زمان زیادی را هدر دهید. بسیاری از این موارد کنترل ناپذیر هستند؛ مانند رفت‌وآمدهای صبح یا رفتن به اداره پست در وقت ناهار که شلوغ‌ترین زمان روز است. تمام این موارد را یادداشت کنید و به این فکر کنید که چگونه می‌توانید این زمان‌ها را برنامه‌ریزی کنید. مثلاً اگر در برنامه‌ریزی روزانه‌تان مطالعه کتاب وجود دارد، در هنگام رفت‌وآمد به اداره، مدرسه یا دانشگاه می‌توانید این کار را انجام داده و از زمان خود به صورت بهینه‌تری استفاده کنید.

۵- برنامه‌ریزی هر روز از شب قبل

بهتر است همیشه از شب قبل برای فردای خود برنامه‌ریزی کنید. در این برنامه‌ریزی تمام‌کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید و زمانی را که برای انجام هر کار صرف می‌کنید، فهرست کنید. این کار باعث می‌شود ذهن شما برای انجام تمام‌کارها آماده شود و زمان هدررفته تا کاهش پیدا کند.

برنامه ریزی

گام دوم نوشتن مهم‌ترین وظایف روزانه

۱- فهرست کارهایی که هر روز باید انجام دهید

نیازی به نوشتن فهرست مرتب و دقیق نیست. در این مرحله می‌توانید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید. به اندازه کافی وقت گذاشته و تمام کارهایی را که هر روز انجام می‌دهید، کارهایی را که انجام نمی‌دهید ولی باید انجام دهید، بنویسید.

۲- یادداشت کارهای بزرگ و کوچک

هنگام نوشتن فهرست کارها، هیچ کاری را خیلی کوچک و کم‌اهمیت در نظر نگیرید و هر کاری را که حتماً باید انجام شود، در فهرست خود وارد کنید. در صورت نیاز می‌توانید بعداً آن را ویرایش کنید.

۳- پرسیدن سؤال درباره کارهایی که انجام می‌دهید

برای داشتن تغذیه مناسب چه‌کارهایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سرکار چه‌کارهایی باید انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه چه‌کارهایی باید انجام دهید؟ احتمالاً کارهای کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیت‌های بزرگ‌تر به آن‌ها توجه کنید. پس همه این موارد را در نظر بگیرید.

۴- تجزیه‌وتحلیل فهرست

فهرست خود را ارزیابی کنید. ببینید آیا زمان آزاد شما کم است و یا اصلاً زمان آزاد دارید؟ کارهای خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا ضرورتی برای انجام هم کارها وجود دارد؟ احتمالاً به این نتیجه می‌رسید که می‌توانید بعضی از کارها را به صورت بهتری انجام دهید و یا انجام آن‌ها را به فرد دیگری واگذار کنید.

بهترین روش برای برنامه ریزی موفق

گام سوم ایجاد برنامه زمانی

۱- از برنامه مایکروسافت اکسل یا برنامه‌های مشابه استفاده کنید

در سمت راست صفحه، ستونی شامل زمان‌ها ایجاد کنید و در ردیف بالای صفحه روزهای هفته را بنویسید.

۲- به هر یک از زمان‌ها کاری را اختصاص دهید

ابتدا فعالیت‌هایی را که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند، بنویسید. در طول روز یک یا چند زمان استراحت برای خود در نظر بگیرید.

۳- کارها را در بخش‌های زمانی طولانی‌تری سازمان‌دهی کنید

ممکن است برای انجام کارها زمان بسیار کمی را در نظر بگیرید؛ اما بهتر است بازه زمانی طولانی‌تری را به آن اختصاص دهید تا زمانی که کارها روی غلتک بیافتد و مطمئن شوید در بازه زمانی اختصاص شده انجام خواهد شد.

۴- برنامه زمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید

پیش‌بینی زمان دقیق انجام هر کار بسیار دشوار است. پس باید زمان‌های میانی را برای تأخیرهای غیرمنتظره در نظر بگیرید. البته نباید زمان استراحت خود را به عنوان زمان میانی در نظر بگیرید و به آن به چشم یک‌چیز غیرضروری نگاه نکنید.

۵- برنامه‌ریزی خود را چاپ کنید

بهتر است برنامه خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلاً یکی روی یخچال، یکی را در اتاق‌خواب و یکی را نیز در حمام قرار دهید. زیر کارهای مهم خط بکشید تا بیشتر به چشم بیایند.

۶- کارهای مربوط به حوزه‌های مختلف را با رنگ مشخص کنید

از رنگ‌های مختلف برای حوزه‌های کاری متفاوت استفاده کنید. مثلاً می‌توانید رنگ قرمز را به پیاده‌روی اختصاص دهید، از رنگ آبی برای مطالعه و از رنگ زرد برای ورزش کردن استفاده کنید. با نگاه کردن به برنامه متوجه می‌شود که چه کارهایی را انجام داده‌اید و چه کارهایی هنوز باقی‌مانده است.

برنامه ریزی خوب

گام چهارم بهینه کردن برنامه

۱- توجه به میزان انرژی صبح‌ها

مهارت‌ها و کارهایی که نیاز به تفکر و خلاقیت دارند، در زمان صبح نسبت به زمان‌های دیگر بهتر انجام می‌شوند. این توانایی‌ها با نزدیک شدن به انتهای روز کاهش پیدا می‌کنند. بهتر است فعالیت‌هایی را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت دارند، در زمان صبح انجام دهید.

۲- توجه به میزان انرژی بعدازظهرها

همه افراد میزان انرژی‌شان در بعدازظهر تا حدی تحلیل می‌رود. در این صورت بعدازظهر زمان بسیار مناسبی برای انجام کارهای عادی و خسته‌کننده‌ای است که نیاز به فکر کردن ندارد. مثلاً می‌توانید جواب دادن به ایمیل‌ها را در بعدازظهر انجام دهید.

۳- توجه به میزان انرژی شب‌ها

شب‌ها زمان بسیار مناسبی برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کارهایی مانند پختن ناهار برای فردا، بیرون آوردن لباس‌های موردنیاز و یا چیدن وسایل در کیف بهتر است در شب انجام شود.

۴- ایجاد عادت‌های موردنیاز برای دستیابی به اهداف

اگر می‌خواهید به هدفی برسید باید عادت‌های موردنیاز آن را در خود ایجاد کنید. مثلاً اگر می‌خواهید کار باغبانی را یاد بگیرید بهتر است، ۳۰ دقیقه در روز را به انجام این کار اختصاص دهید. اگر هر روز زمان کمی را در مسیر دستیابی به اهداف خود حرکت کنید، در نهایت به یک عادت تبدیل شده و شما را به هدف خود می‌رساند.

۵- آزمایش برنامه زمانی

به برنامه‌های خود نگاهی بیندازید و ببینید آیا زمان‌های مناسبی را برای انجام کارها تعیین کرده‌اید؟ آیا مواردی به اصلاح نیاز دارد؟ همه چیز را بررسی کنید و هر چیزی که نیاز به ویرایش دارد را تغییر دهید تا در نهایت به یک برنامه بسیار مناسب دست پیدا کنید.