ممکن است هر سازمان به منظور پوشش این نیازها، یکسری سیستم­‌های خاص خریداری یا توسعه داده باشد اما جزیره‌­ای بودن این سیستم­‌ها و مجزا بودن از سیستم‌­های ERP، وجود دوباره­‌کاری­‌ها و مغایرت­‌های فراوان و عدم یکپارچگی رصد فعالیت­‌ها و فرآیندها را موجب می­‌شود. در این شرایط چالش­‌های زیر برای مدیران عملیاتی یا ارشد سازمان پیش می­‌آید:

هدف استقرار

با توجه به چشم انداز سازمان­‌ها و تغییرات محیطی، اهداف و فعالیت‌­های مشخصی ترسیم می‌­شود. بررسی میزان دستیابی به این اهداف، نیازمند بستری برای پیاده‌سازی و مکانیزم‌­های پیش­‌بینی و کنترل آن­‌ها است.

سیستم­‌های نرم‌­افزاری و به صورت خاص ERP ها به ایجاد این بستر کمک می­‌کنند. این در حالی است که بخشی از این فعالیت‌­ها، خاص سازمان یا صنعت بوده و خارج از محدوده ERP ها یا هر بسته نرم­‌افزاری دیگری هستند و از این رو در بسته‌های از پیش تعریف شده، قابل تعریف نیستند.

ممکن است هر سازمان به منظور پوشش این نیازها، یکسری سیستم­‌های خاص خریداری یا توسعه داده باشد اما جزیره‌­ای بودن این سیستم­‌ها و مجزا بودن از سیستم‌­های ERP، وجود دوباره­‌کاری­‌ها و مغایرت­‌های فراوان و عدم یکپارچگی رصد فعالیت­‌ها و فرآیندها را موجب می­‌شود.

در این شرایط چالش­‌های زیر برای مدیران عملیاتی یا ارشد سازمان پیش می­‌آید:

انجام بخشی از کارها به صورت دستی و خارج از سیستم­‌های نرم‌­افزاری

تأخیر در انجام کارها و فعالیت­‌ها و عدم شفافیت در دلایل تأخیرها

گم شدن کارها و فعالیت­‌ها و عدم امکان رصد دقیق وضعیت جاری آن­‌ها

وجود خطاها، مغایرت­‌ها و دوباره‌­کاری­ها در داده‌­ها

دشواری نگهداشت سیستم‌­های مختلف سازمان

دشواری تغییر رویه‌­های سیستمی در صورت تغییر یا بهبود رویه‌­ها و فرآیندهای مختلف

دشواری گزارش‌­دهی دقیق از وضعیت فعالیت‌­ها به مدیران بالادستی

به منظور رفع این چالش­‌ها نیاز است ابزارهای توسعه و یکپارچه‌­سازی نرم­‌افزارها به کار گرفته شوند که حوزه­‌های خاص خارج از محدوده ERP ها را پوشش دهند. در واقع با پیاده‌­سازی ERP ها، فرآیندهای اصلی سازمان پوشش داده شده و نرم­‌افزارهای موردنیاز برای فرآیندهای مکمل یا جانبی یا واسطه‌­ای با استفاده از این ابزارها، توسعه داده شده و در صورت نیاز با سایر سیستم­‌های نرم‌­افزاری سازمان، یکپارچه می­‌شوند.

راهکار پوشش چالش‌های کسب‌وکارها

به منظور پوشش این چالش‌­ها، ابزارهای توسعه و متناسب­‌سازی ERP ها ارائه شده‌­اند که نیازهای خاص مدنظر سازمان­‌ها را در داخل ERP توسعه یا متناسب می­‌کنند. در ادامه شیوه پوشش این نیازمندی­‌ها با استفاده از ابزارهای بیان شده، ارائه شده است.

۱. مکانیزه کردن عمده فعالیت‌­ها و فرآیندهای سازمانی: 

مهم­ترین دلیل عدم مکانیزه شدن فعالیت­‌ها و فرآیندهای سازمانی، عدم پوشش کامل نرم­‌افزارها برای نیازمندی­‌های خاص صنعت یا کسب و کار مشتری است. از طرفی وجود برخی نرم­‌افزارهای جزیره­‌ای، ایجاد ارتباط یکپارچه مابین نرم‌­افزارها را دشوار می­‌کند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب‌­سازی ERP ها، می­توانید سیستم‌­های خاص سازمان خودتان را توسعه دهید و حتی در صورت نیاز، سیستم­‌های توسعه داده شده را با سایر سیستم‌­های جزیره‌­ای سازمان­‌تان، یکپارچه کنید.


مهم­ترین دلیل عدم مکانیزه شدن فعالیت­‌ها و فرآیندهای سازمانی، عدم پوشش کامل نرم­‌افزارها برای نیازمندی­‌های خاص صنعت یا کسب و کار مشتری است

۲. ایجاد و رصد دقیق وضعیت فرآیندها و فعالیت‌­ها:

جمله “آخرین وضعیت فلان کار چیست؟” جمله بسیار آشنایی در سازمان­‌های ایرانی است. با استفاده از ابزارهای مربوطه می­‌توانید فرآیندهای خود را مکانیزه و با شبیه­‌سازی اجرای هر فرآیند، ساختار فرآیندهای­تان را پیش از پیاده­‌سازی در محیط واقعی، تست و تحلیل کنید.

با این کار امکان رصد آخرین وضعیت انجام کارها بدون نیاز به مراجعه به افراد مشارکت کننده و شناسایی انحرافات از زمان پیش­بینی شده و گلوگاه‌­های هر فرآیند، دلایل طول کشیدن کارها مقدور است. با استفاده از این ابزارها، امکان ارزیابی عملکرد دقیق واحدها و افراد بر اساس میزان کار انجام شده و انحراف یا عدم انحراف از زمان پیش­بینی شده مقدور است.

۳. چابکی مواجهه با تغییر رویه‌­ها و شرایط سازمانی:

با توجه به اقتضائات هر سازمانی، ممکن است مدیران سازمان تصمیم به تغییر رویه‌ها و یا بهبود رویه­‌های فعلی داشته باشند. از این رو نیاز است این تغییر رویه‌­ها و یا اضافه کردن بخشی به فرآیندهای فعلی، در سیستم‌­های نرم‌­افزاری نیز پوشش داده شود. با استفاده از این ابزارها، امکان مکانیزه و مدیریت رویه‌­های تغییریافته و متناسب کردن رویه­‌های جدید در سیستم وجود دارد.

همچنین می‌­توانید در بستر ERP ، سیستم­‌های توسعه داده شده و رویه و روال جدید سازمان را پوشش دهید و در یک بستر مشترک و با کوتاه­‌ترین زمان توسعه، سیستم­‌های نرم‌­افزاری را مطابق با رویه­‌های جدید سازمان در اختیار داشته باشید.

این امکانات به شما کمک می­کند تا چابک­‌تر و بهینه‌­تر، تغییرات سازمانی را مدیریت کنید.

۴. کاهش دوباره­‌کاری­ها و مغایرت‌­های سیستمی:

بهره‌­گیری از نرم­‌افزارهای جزیره‌­ای، موجب می­‌شود که به جای تعریف یک ماهیت واحد برای داده­‌ها، در هر نرم­‌افزار مجدداً داده‌­ها را تعریف کنیم و صد البته این امر، کاربری سیستم‌­ها را با چالش مواجه می­‌کند. از طرفی در صورت گرفتن خروجی از هر نرم‌­افزار به دلیل وجود امکان تعاریف مختلف، امکان مغایرت­‌های سیستمی وجود داشته و لذا روایی و پایایی داده‌­ها به منظور تصمیم‌­گیری دقیق را تحت­‌الشعاع قرار می‌­دهد. نمونه آشنای این سیستم­‌ها، سیستم‌­های CRM، PLM، SCM و … است که مجز از سیستم­‌های ERP کار می­‌کنند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب­‌سازی می­‌توانید، سیستم­‌های ساخته شده در داخل ERP را با سیستم­‌های بیان شده، یکپارچه کنید.

۵. نگهداشت و مدیریت مطلوب سیستم‌­های نرم‌­افزاری برای مدیران و کارشناسان واحد IT:

وجود سیستم­‌های مختلف و جزیره­‌ای با زیرساخت­‌های متفاوت، نگهداشت این سیستم­‌ها را برای واحد IT سازمان­‌ها بسیار پرهزینه و دشوار می­‌کند. با استفاده از این ابزارها، تمامی سیستم­‌ها در همان بستر ERP توسعه داده شده و در یک بستر واحد، امکان نگهداشت و مدیریت سیستم­‌های نرم­‌افزاری وجود خواهد داشت.

۶. ارائه گزارش‌­های عملکردی شفاف به مدیران بالادستی سازمان:

دستیابی به گزارش­‌های عملکردی در حوزه فرآیندها، در صورت بهره‌­گیری از سیستم­‌های جزیره‌­ای یا مکانیزه نبودن آن­ها، با چالش­‌هایی روبرو است. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب­‌سازی ERP ها می­‌توانید گزارش‌­های عملکردی دقیقی از وضعیت کارها و افراد مشارکت­‌کننده در فرآیندها، فارغ از واحدهای سازمانی کسب کنید. این امر موجب نظارت دقیق بر نحوه اجرای قوانین در سازمان شده و یکپارچگی قواعد کسب و کار در فرایندهای end to end را به همراه دارد.

  • نویسنده : افشین قاسمی، واحد بازاریابی همکاران سیستم
  • منبع خبر : https://www.systemgroup.net/knowledge-network/--/