جلوگیری از ده سوء برداشت متداول در زمان ایجاد ارتباط مجازی[عزیز بنی هاشمی]
جلوگیری از ده سوء برداشت متداول در زمان ایجاد ارتباط مجازی[عزیز بنی هاشمی]

با ظهور فراگیر ویروس کرونا در سرتاسر جهان به یکباره تعداد نفراتی که از خانه به انجام وظایف کاری خود می رسند به شدت زیاد شده است. نفراتی که با قرار گرفتن در این شرایط جدید و با وجود سطح بالایی از استرس و عدم قطعیت نسبت به شرایط سلامتی و شرایط کاری خود مجبور شدند این تغییر رویه در انجام امور کاری خود را نیز بسیار سریع بپذیرند و فعالیت به عنوان عضوی از یک تیم مجازی را تجربه کنند

این شرایط جدید چه در قالب استرس ناشی از تغییر شرایط کاری و چه از لحاظ وضعیت عدم قطعیت همه اتفاقات در سطح سلامت عمومی باعث شده است که افراد در هنگام ارتباط یا مکالمات مخاطره برانگیز در فضای مجازی به راحتی دچار سوء برداشت شوند یا مخاطبین خود را دچار سوءبرداشت های ناخواسته کنند.

این روزها اگر به هر تیم کاری که مجبور به استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل اسلک یا پیام رسان هایی مثل واتساپ یا تلگرام شده اند ، سر بزنید ؛ بدون شک با این سؤال متداول رو به رو خواهید شد.

چگونه می توانیم از طریق ابزارهای دنیال مجازی بهترین نوع ارتباط را با همکارانمان ایجاد کنیم؟

در زیر به چند پیشنهاد ساده ولی کاربردی برای تسهیل در نحوه ارتباط برقرار کردن اعضای تیم ها از طریق فضای مجازی خواهیم پرداخت. تاکتیک هایی بسیار ساده ولی مؤثر و نتیجه بخش.

شماره یک – از شکلک (ایموجی) ها در حین مکالماتتان استفاده کنید

ایموجی ها یا شکلک ها می توانند به ساده ترین نحو ممکن در بیان عواطف ، احساسات و لحط صحبت ها به ما کمک کنند و نشانه هایی از عواطف جاری ما به مخاطب ما ، منتقل کنند. اما باید در استفاده از این شکلک ها در پیام های خود بسیار با دقت عمل کنید.

اموجی

برای مثال اگر کسی را به خوبی نمی شناسید یا او شما را به درستی نمی شناسد ، استفاده از این ایموجی ها می تواند جلوه درستی از شخصیت حرفه ای شما ، ارائه ندهد.

به عنوان یک قانون طلائی می توانید در هر پیام یا ایمیل از حداقل یک ایموجی استفاده کنید مگر اینکه اولین بار باشد که برای یک نفر پیام می فرستید یا در یک رسانه عمومی تر پیام خود را ارسال می کنید.

شماره دو – زمان کوتاهی را حتماً برای بازخوانی پیامی که می خواهید بفرستید ، تخصیص دهید .

بسیاری از ما وقتی در یک پیام رسان و در بحبه بحث با طرف صحبت خود هستیم ، قبل از زدن دکمه ارسال (Send) حتی لحظه ای به بازخوانی پیامی که فرستاده ایم اختصاص نمی دهیم. اگر در عصبانیت و یک بحث شدید هستیم ، فقط با سرعت زیاد جواب خود را تایپ می کنیم و دکمه ارسال را فشار می دهیم ولی همین لحظه است که استرس مربوط به بازخوانی آنچه که فرستاده ایم به سراغمان می آید.

یکی از مهمترین پیشنهادات در این زمینه همین نکته است که اگر در محدودیت زمانی بسیار شدید هم قرار دارید ، قبل از زدن دکمه ارسال ، یک بار دیگر متن خود را بازخوانی کنید و مطمئن شوید آنچه که می خواستید در متن به مخاطب شما ابراز شود هم از لحاظ محتوایی و هم از لحاظ نگارش درست و شفاف و بدون غلط باشد.

شماره سه – از نظر محتوای عاطفی هم پیام خود را بازبینی کنید.

وقتی پیامی را برای کسی ارسال می کنید فقط روی نگارش و ساختار دستورزبان پیام نباید حساس باشید بلکه لحن پیام هم باید به شدت محل دقت شما قرار گیرد. یعنی لحن پیام ارسالی شما باید دقیقاً حاوی همان ساختار و حسی باشد که شما دلتان می خواسته است مخاطب موقع خواندن ، آن را حس کند.

برای مثال اگر در یک انتهای یک مکالمه بنویسید که “بعداً در مورد این موضوع صحبت خواهیم کرد” به راحتی این حس را در مخاطب به وجود میاورد که پیگیری های بعدی در مورد موضوع ضرورت یا اولویت بالایی از دید شما ندارد. ولی اگر به جای جمله قبلی بنویسید “موضوعاتی که مطرح شد بسیار خوب بودند. بهتر است در مورد آنها بعداً صحبت کنیم تا در پیش نویس طرح به کارفرما قرار بگیرند” به راحتی می توانید حس ضرورت پیگیری و محدودیت زمان را در ذهن مخاطب خود ایجاد کنید.

شماره چهار – استفاده از علائم نگارشی به همراه کلمات پرکاربرد بسیار اهمیت دارد.

بسیاری از اوقات در زمانی که با مخاطب خود مشغول چت کردن هستند ممکن است از کلماتی مثل خوب یا باشه فارسی یا Okay استفاده کنید. گاهی به معنی اینکه “خوب ، من در حال شنیدن حرف های تو هستم و لطفاً ادامه بده” و گاهی به این معنی که “خوب ، من با حرف هات موافقم و می تونیم بریم سر موضوع بعدی” اگر از این کلمات کوتاه و پر کاربرد در طی مراودات خود با همکارانتان در فضای مجازی استفاده کنید ، بهتر است که از علائم نگارشی با دقت و برای مفهوم بخشید به صحبت های خود هم استفاده کنید . مثلاً “Okay” به معنی اول که به قصد تأیید برای ادامه دادن صحبت ها باشد و “Okey.” به معنی پایان موضوع صحبت.

توجه به این علائم نگارشی یا استفاده از این علائم مثل علامت سؤال (؟) و علامت تعجب (!)می تواند در بیان صحیح حسی که شما در موقع چت کردن به طرف صحبت خود می خواهید انتقال دهید، کمک بسیار زیادی کند.

شماره پنج – در اولین ارتباط با افراد از کانال های ارتباطی قوی تر استفاده کنید.

وقتی شما بخواهید مطلبی را با یکی از همکاران خود که مدت زیادی است کار می کنید در میان بگذارید ، می توانید به راحتی با ارسال یک ایمیل یا پیام در پیام رسان موضوع را برای او مطرح کنید وحتی جزئیاتی را هم مطرح یا از او سؤال کنید. ولی اگر برای اولین بار با کسی قصد ارتباط برقرار کردن در فضای مجازی دارید بهتر است حتی المقدور از ویدئو کنفرانس استفاده کنید تا به ایجاد اعتماد و ارتباط مؤثر بین شما و او کمک کند. به هر حال وقتی صورت یک نفر را ببینید ، به احتمال زیاد می توانید درک بیشتری از او و واکنش های او در زمان صحبت به دست بیاورید. بعد ها و بعد از شناخت بیشتر همکارتان ، می توانید از کم کم با تلفن ، پیام صوتی ، چت و ایمیل این ارتباط و فعالیت های مشترک را پیش ببرید.

شماره شش – حتی الامکان از تماس ویدئویی استفاده کنید.

بر اساس یک تحقیق که نتایج آن در نیویورک تایمز منتشر شده است بیش از ۶۵ درصد از درک متقابل بین نفرات در زمان ایجاد یک ارتباط ، غیر کلامی است. هنگامی که شما کسی را ببینید می توانید از واکنش هایی که هنگام شنیدن صحبت های شما در صورت او ایجاد می شود ، به احساسات درونی او پی ببرید یا با درک زبان بدن او سعی کنید واکنش های متناسب برای بهتر کردن کیفیت ارتباط انجام دهید.

یکی از مثال های خوب در این مورد خود شرکت ترلو است. این شرکت که ابزار بسیار معروفی برای مدیریت وظایف بین تیم ها فراهم می کند در شرکت خود حتی اگر یکی از نفرات حضور نداشته باشد و به صورت دورکاری فعال باشد حتماً از امکان تماس تصویری و ویدئویی برای اضافه شدن او به جلسات استفاده می کند. چرا که می خواهد حس جدا افتادن نفرات را از تیم به حداقل ممکن برساند.

شماره هفت – برای پیام های ارسالی خود حتماً سطح اضطرار را شفاف کنید.

شما ممکن است از پیام رسان هایی مثل واتساپ یا اسلک و … برای ارتباط بین تیم خود استفاده کنید. به طور معمول ، ارسال پیام از این طریق و در ساعت کاری به این معنی می باشد که شما انتظار دارید یک نفر در اسرع وقت پیام را ببینید و نسبت به آن واکنش نشان دهد پس اگر مطلبی می فرستید که از دید شما ضروری نیست بهتر است با اضافه کردن این جمله که “لطفاً، به این پیام وقتی آزاد شدی رسیدگی کن” ضرورت موضوع را برای همکاران خود مشخص کنید.

استفاده از وضعیت (Status) در پیام رسان ها بسیار می تواند به شما و سایر همکارانتان کمک کند. برای مثال اگر روی موضوعی کار می کنید که احتیاج به تمرکز دارد ، می توانید از گزینه “لطفاً در کار من وقفه ایجاد نکنید” یاDo Not Disturb ، استفاده کنید. یا اگر در یک گروه عمومی واتساپ یا هر پیام رسان دیگری می خواهید پیامتان را شخص خاصی ببیند ، او را مشخصاً در پیام منشن کنید.

شماره هشت – در شرایط هیجانی به پیامی پاسخ ندهید.

خیلی از اوقات یک پیام یا یک ایمیل می تواند شما را دچار اضطراب یا ناراحتی کند. بهتر است در این شرایط بلافاصله به پیام دریافتی ، پاسخ ندهید. یا حتی جواب دادن به این پیام را به یک تماس رو در رو پس از آرام شدن خودتان موکول کنید ولی اگر این امکان را ندارید بهتر است قبل از ارسال پاسخ خود سعی کنید از دید ناظر سوم شخص و بی طرف پاسخ خود را بازخوانی کنید و مطمئن شوید فقط روی موضوع تمرکز دارید و لحنی که می خواهید منتقل کنید را درست در دل متن پیام گنجانده اید.

اگر از ایمیل برای ارسال پیام یا متن خود استفاده می کنید ، بهتر است قسمت گیرنده ایمیل را آخر از همه پر کنید و تا زمانی که از صحت متن پیام ایمیل خود مطمئن نشده اید ، این قسمت را خالی بگذارید.

شماره نه – اگر به یک جواب فوری و مثبت احتیاج دارید ، از ایمیل استفاده نکنید.

بر اساس تحقیقات انجام شده توسط یک محقق ایرانی در دانشگاه واترلو کانادا ، احتمال موفقیت یک درخواست به صورت مستقیم و چهره به چهره سی و چهار بار بیشتر از احتمال موفقیت یک درخواست از طریق ارسال ایمیل است. شاید علت اصلی این موضوع نیز به نگاه و تصور افراد از دریافت ایمیل و غیرضروری بودن ایمیل برگردند چرا که عموماً ایمیل به عنوان یک کانال ارتباطی غیر همزمان برای ایجاد ارتباط بین افراد تعریف شده است.

از طرف دیگر ، در یک تحقیقات مطالعاتی با عنوان “Schmooze or Lose” که برای مقایسه بین دو گروه از دانشجویان دوره فوق لیسانس مدیریت در مقابل هم برای یک گپ و گفت ترغیبی برای انجام یک فعالیت مشخص انجام شده بود از گروه اول خواسته شده بود فقط با داشتن نام و آدرس ایمیل طرف مذاکره با نفرات مستقیم خود صحبت کنند در حالی که به گروه دوم علاوه بر این موضوع عکسی از طرف مذاکره نیز به آنها ارائه شده بود و پیشنهاد شده بود قبل از مذاکره ، کمی در مورد علایق یا سرگرمی ها و برنامه های شخصی آن افراد هم صحبت شود. نتایج این تحقیق نشان داده بود که کمتر از هفتاد درصد از نفرات گروه اول موفق به قانع کردن طرف مذاکره کننده خود در فرآیند مذاکره شده بودند در حالی که گروه دوم تقریبا به موفقیت صد در صدی رسیده بودند.

با در کنار هم گذاشتن این تحقیقات پیشنهاد در مورد افزایش موفقیت یک درخواست در کانال های مجازی می تواند به ترتیب اولیت ویدئو کنفرانس ، تماس صوتی ، پیام های آنلاین و دو طرفه ارتباطی و نهایتاً ایمیل است. شما باید حتی الامکان به سمت تماس ویدئو کنفرانسی حرکت کنید.

شماره ده – در ساعات خارج از زمان کاری ، از ارسال پیام برای همکارانتان پرهیز کنید

یکی از نکات مهم در زمانی که شما به صورت دورکاری و از طریق فضای مجازی با همکارانتان در ارتباط هستید ، زمان ارسال پیام های شماست. اگر خارج از زمان کاری پیامی را ارسال کنید، به راحتی ممکن است شخص تا فردا صبح به شما جواب ندهد و یا خیلی ساده بگوید “هم اکنون دسترسی به اطلاعات مورد نیاز (یا لپ تاپ ) ندارم که به شما جواب بدهم”. مخصوصاً اگر در تعطیلات آخر هفته باشید ، همکارتان ممکن است تا صبح شنبه پیام شما را نادیده بگیرد. به همین منظور بهتر است موقعی که پیامی را می خواهید برای کسی ارسال کنید آن را در پیش نویس های خود نگه دارید و در زمان مناسب (اولین ساعات صبح کاری بعدی) برای همکارتان ارسال کنید و یا اینکه در متن پیام خود بنویسید “خیلی پاسخگویی به این ایمیل در اسرع وقت ضروری نیست. ممنون میشم ولی اگر برای روی شنبه (یا فردا صبح) به من جواب بدی ” . این مدل از نوشتار شاید باعث شود تمام مدت تعطیلی همکارتان به موضوع مطرح شده فکر کند یا حتی خیلی زود تر از شنبه (یا فردا) صبح به شما پاسخ بدهد.

در نهایت و با جمع بندی مواردی که در بالا به آنها اشاره شده است مشخص است که بیشتر مواقع سوء برداشت ها و سوء تفاهم ها در فضای مجازی بیشتر به خاطر عدم امکان توجه به نشانه های غیر کلامی ، لحن صدای گوینده پیام و زبان بدن گوینده پیام به وجود می آیند. بنا بر این توجه به نکاتی که در بالا اشاره شد می تواند به شما کمک کند بتوانید گفتگوهای سرنوشت ساز ولی نتیجه بخش و موفق تری را در فضای مجازی و در زمان دورکاری با هم تیمی های خود داشته باشید.

عزیز بنی هاشمی

توسعه دهنده کسب‌وکار شرکت فناوری اطلاعات ثانیه
مشاور و مدرس در توسعه مفاهیم کار تیمی و مهارت‌های نرم برای استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارها در بوم کار
صفحه شخصی در ویرگول