تفاوتهای اساسی اهداف و نتایج کلیدی (OKR) و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) [مرتضی احمدی]
تفاوتهای اساسی اهداف و نتایج کلیدی (OKR) و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) [مرتضی احمدی]

شاخص عملکرد کلیدی یا همان KPI یکی از مخفف هایی است که به نظر در همه سازمان‌های روی کره زمین استفاده می شود. این طبیعی است که افراد تفاوت بین KPI ها و OKR ها را مورد پرسش قرار دهند. مسئله اینجاست که KPI ممکن است معانی متفاوتی برای افراد مختلف داشته باشد که این گیج کننده است.

در طول سال‌ها من راههای متعددی را امتحان کردم تا این سوال را پاسخ دهم و بالاخره جوابی یافتم که به نظر مورد قبول مردم واقع شده و تصمیم گرفتم درباره‌اش بنویسم.

حرف K را فراموش نکنید!

اولین چیزی که باید بفهمید این است که OKR سیستمی است که شما را مجبور می‌کند تا چیزی که واقعا مهم است را از بقیه جدا کنیم و اولویت‌های شفاف تعیین کنید. برای این منظور شما باید یاد بگیرید زیاد نه بگویید.

اگر همه چیز اولویت است در واقع هیچ چیز اولویت نیست

این رویکرد عزیمتی مهم است از روشی که بسیاری از سازمان‌ها نتایج را دنبال می‌کنند. شرکتها معمولاً جلسات ماهانه برگزار می کنند که در آنها کارمندان شاخص های کلیدی عملکرد را صفحه به صفحه در تمرینی خسته کننده که ممکن است ساعت‌ها به طول انجامد مرور می‌کنند. آنقدر درباره بسیاری از چیزها صحبت می‌شود که کارمندان چشم انداز آنچه مهم است را از دست می دهند. آنها در حال غرق شدن در دریایی از شاخص‌ها و تعیین اولویت ها هستند.

پیشنهاد من به طور واضح این است: حرف K را فراموش نکنید

حرف K در KPI و OKR به معنی کلید است: به تعداد کم، دست پر و پر اهمیت ترین ها. استفاده از KPI ها بدین منظور بود که شما را وادار کند تا چیزهای واقعاً مهم ( شاخص‌های کلیدی) را از بقیه جدا کنید، ولی بسیاری از افراد آن را فراموش می کنند. اگر شما مثلا ۳۰ KPI داشته باشید، در واقع هیچ KPI ای ندارید، بلکه فقط تعدادی شاخص دارید.

به همین دلیل است که در OKR تعداد نتایج کلیدی را محدود می کنیم. من با دوستم کریستینا ودکه موافق هستم که می‌گوید: هر تیم تنها باید یک هدف با نهایتاً ۵ نتیجه کلیدی داشته باشد.

کار روزمره مثل خرید روزانه است

فریم ورک اهداف و نتایج کلیدی (OKR) به منظور دنبال کردن همه آنچه انجام می دهید نیست. وگرنه OKR های شرکت می بایست شامل نتایج کلیدی برای روشن نگه داشتن چراغ ها، تمیز کردن دفتر، و غیره می شدند.

یک روش عالی برای درک تفاوت بین OKR های شما و کار روزمره این است که درباره اهدافی که در زندگی شخصی تان دارید فکر کنید. ممکن است بخواهید برای یک مسافرت پول جمع کنید، زمان بیشتری با خانواده خود صرف کنید، یا اینکه وزن کم کنیم. شرط میبندم که خرید روزانه از اهداف شما نیست اما به هر حال باید انجامش دهید و اگر رفتن شما به سوپرمارکت وقت زیادی از شما بگیرد به طوری که اهداف شخصی تان را به خطر اندازد باید تغییراتی در نحوه انجام دادن آنها ایجاد کنید.

وقتی افراد می‌گویند نمی‌توانند به OKR شان دست یابند چون کار روزانه جلوی دست و پایشان است، به این خاطر است که آنها OKR را درک نکرده‌اند. OKR های خوب شما را وادار می کنند تا فعالیت های با اولویت پایین یا بدون ارزش افزوده را دوباره ارزیابی کنید و آنها را کاهش داده یا ماشینی کرده و یا برون سپاری کنید، تا بتوانید بر روی آنچه واقعا مهم است تمرکز کنید

اجازه ندهید که کار روزمره بر سر راه دست یافتن به آنچه واقعا مهم است قرار گیرد

نقش‌های مختلف خواهند توانست زمان بیشتری را به OKR نسبت به بقیه اختصاص دهند. به عنوان مثال یک تیم محصول ممکن است ۸۰ درصد زمانشان را به OKR و ۲۰ درصد را به کار روزانه اختصاص دهند. در حالی که یک نفر در قسمت حسابداری ممکن است شرایط متفاوت و برعکسی را تجربه کند ۲۰ درصد از زمان شان به OKR اختصاص داده شده و ۸۰ درصد به کار روزانه.

این یک مثال فرضی است نه یک راهنما. این اعداد بسته به موضوع می توانند خیلی تغییر کنند

فریم ورک OKR برای ایجاد تغییر پایدار در عملکرد است

فریم ورک OKR برای دنبال کردن هر کاری که شما انجام می دهید نیست. اما برای تمرکز بر یک چیز و رها کردن سایر چیزها هم نیست.

مثلاً شما یک شاخص بحرانی دارید که کمی در حال نوسان است، اما یک روند مشخص دارد:

نمودار روند عملکرد در KPI

فریم ورک OKR باید عملکرد را از روند فعلی بهتر کند:

نمودار روند عملکرد در OKR

این فریم ورک به منظور ایجاد تغییر پایدار در عملکرد است. یعنی بازی گرفتن سیستم برای ایجاد یک پیشرفت موقت کافی نیست. OKR برای تغییر رفتارها، سیستم ها، ابزارها و یا فرایندها است تا شما بتوانید سطح جدیدی از عملکرد را حفظ کنید ولی شما باید آن را بدون رها کردن سایر چیزها انجام دهید. پس شما باید به OKRهایتان دست یابید در حالی که جنبه‌های دیگر کسب و کارتان سطح عملکرد خود را حفظ کند.

کتاب ۴ قانون اجرا سوالی عالی برای کمک به شکل گیری این مسئله مطرح می‌کند:

اگر همه قسمتهای دیگر عملیات ما در سطح عملکرد فعلی خود باقی می‌ماند، کدام قسمت است که تغییر در آن بیشترین تأثیر را ایجاد میکرد؟

برای تعیین OKR های مناسب، شما باید جنبه‌های مختلف کسب و کار خود را بررسی کنید و آنهایی را که تغییر در عملکرد بر رویشان بیشترین تاثیر را خواهد گذاشت شناسایی کنید، در حالیکه المان های دیگر را در وضعیت ثابتی نگه داشته ایم:

هنگامی که یک شاخص یا KPI که در OKR های شما نیست شروع به دور شدن از روند قبلی می کند چه خواهد شد؟ شما باید نسبت به آن عکس العمل نشان دهید. حتی ممکن است نیاز باشد که آن را در OKR های تان بگنجانید تا مطمئن شوید به جایی که باید باشد برگردد و اگر چیزی بی ثبات است می توانید یک OKR ایجاد کنید تا آن را به وضعیت ثابت قبلی برگردانید. برای درک چگونگی انجام این کار در عمل، بیایید یک سفر جاده ای برویم

سفر جاده ای: استراتژی، OKR ها و بررسی KPI ها

تصور کنید که می خواهید به سفری جاده‌ای بروید. اولین چیزی که باید تصمیم بگیرید این است که کجا می خواهید بروید، بنابراین از یک راهنمای سفر استفاده می کنید و انتخاب می کنید که از سن فرانسیسکو به سمت اقیانوس آرام سفر کنید.

پس از اینکه تصمیم گرفتید کجا بروید، وارد خودروی خود می شوید و مقصد را وارد GPS میکنید که به شما کمک می کند ببینید که آیا در مسیر درست هستید و این که در صورت نیاز راه درست را دنبال کنید

در آخر در حالیکه به سمت مسیر منتخب خود در حرکت هستید ماشین شما نیز داشبوردهایی دارد که شاخص های بسیار دیگری را ردیابی می‌کند و مثلاً به شما میگوید که چقدر بنزین دارید. مادامی که عقربه های داشبورد در محدوده مشخص قرار دارند شما به آنها اهمیت نمی دهید. چیزی که از همه مهمتر است رسیدن به جایی است که می‌خواهید بروید. اما اگر داشبوردتان نشان دهد که سوختتان رو به پایان است، در اینجا باید مسیرتان را تنظیم کنید و یک پمپ بنزین بیابید.

این مقایسه روشی عالی است برای فهمیدن تفاوت بین استراتژی، OKR و مانیتور کردن KPI ها:

  • استراتژی فرآیند تصمیم‌گیری درباره مقصد است. به شما کمک می کند تصمیم بگیرید کجا می خواهید بروید.
  • فریم ورک OKR جی پی اس شماست. سیستم راهیابی خودروی شما، به شما کمک می کند ببینید که آیا در مسیر درست قرار دارید و مسیر را در صورت لزوم اصلاح کنید و درست مثل GPS، OKR به شما در تصمیم‌گیری درباره مقصد کمک نمی کند همین طور درباره تنظیم استراتژی تان
  • مانیتور کردن KPI ها در واقع عقربه های صفحه داشبورد خودروی شما هستند. آنها به شما می گویند که آیا همه چیزهای دیگر رو به راه هستند.

شاخص های سلامت

مانیتور کردن KPI ها گاهی به عنوان شاخص های سلامت نامیده می شوند، چرا که به شما این امکان را می دهد تا سلامت کلی کسب و کارتان را پیگیری کنید. آنها را به عنوان چکاپ های پزشکی در نظر بگیرید: شما آنها را به طور منظم می سنجید و ممکن است آنها را گزارش هم بکنید، ولی مادامی که آنها در محدوده از پیش معین شده قرار داشته باشند اقدامی نمی کنید

مثال های نتایج کلیدی در مقابل مانیتور کردن KPI ها

مثال ۱

ترافیک سایت شما به خوبی پیش می‌رود، پس شما تصمیم می گیرید که بر روی نرخ تبدیل (Conversion Rate) تمرکز کنید:

مثال ۲

محصول شما ثابت است، بنابراین شما نتیجه می گیرید بر مشارکت مشتری تمرکز کنید:

مثال ۳

شرکت شما سرویس اشتراک می فروشد، و با وجودی که شما می توانید مشتری های جدید به میزان کافی داشته باشید، نرخ کنسل کردن بسیار بالاست. شما تصمیم می گیرید که بر افزایش حفظ مشتری تمرکز کنید:

شاخص های کلیدی عملکردتان (KPI) موجودتان چطور؟

با KPI های فعلی تان چه باید بکنید؟

تعداد کمی از KPI ها موجودتان آنهایی هستند که بیشترین اهمیت را دارند، آنها قسمتی از OKR های شما را تشکیل خواهند داد (GPS شما). لطفا توجه کنید که اولویت هایتان ممکن است از یک سه ماهه به سه ماهه بعدی تغییر کند، و OKR های شما آن را نشان خواهد داد. در حالیکه KPI ها میل به ثابت ماندن هر سه ماهه به سه ماهه دارند، OKR ها قابل تطبیق هستند و ممکن است تغییری یابند تا به شما کمک کنند که بر چیزی که در حال حاضر واقعا اهمیت دارد تمرکز کنید.

بیشتر KPI های موجود فقط چیزهایی هستند که شما باید مانیتور کنید، و قسمتی از داشبورد شما خواهد شد. شما آنها را به طور منظم پیگیری می کنید، و ممکن است آنها را گزارش نیز بکنید، اما تا زمانی که در محدوده مشخص قرار دارند درباره آنها نگران نخواهید شد.

در نهایت برخی KPI های موجود شما جا به جا شده یا کنار گذاشته می شوند. آنها احتمالا یا غیر مرتبط اند یا شاخص های بدی هستند. مثلا شاخص هایی که فقط فعالیت ها پی می گیرند به جای آنکه به دنبال نتایج کسب و کار باشند.

موفقیت یعنی ایجاد تغییر بادوام

من می خواهم این پست را با چیزی که اخیرا از نولیا فرناندز یاد گرفتم پایان دهم:

نهایتا، موفقیت موقعی ثابت می شود که رفتارها تغییر کرده اند، و لازم نیست که شما دیگر این موضوع را در OKR تان بگنجانید. تنها چیزی که نیاز دارید یک کسب و کار پایه ای قوی است تا اطمینان حاصل کنید که چیزی ار قلم نیافتاده است. از همه مهمتر زمانی که همه افراد سازمان چرایی پشت او کی آرها را متوجه شوند.

مهندس مرتضی احمدی

اجایل کوچ در اسنپ
مدیرمحصول سابق بامیلو
صفحه شخصی در ویرگول